Q: Facturación Check-Out

El proceso para generar facturas por "Check-out" , solo toma 4 sencillos pasos, estas facturas agrupan el importe por concepto de servicios a la habitación y la estancia por noche. Nos posicionamos en el módulo "Facturación" y posteriormente en "Facturar Check-out" : https://j.gifs.com/MwmGXA.gif Oneplace mostrará todos los recibos, en los cuales ya tengan un estado de cuenta concluido por "Check-out" . Elegimos el estado de cuenta y damos clic al botón verde "Facturar" . https://j.gifs.com/817Vgm.gif La siguiente pestaña, nos solicita los datos fiscales del cliente, para emitir la factura. Elegimos al cliente (previamente registrado en el catálogo) ( Ver artículo ) https://j.gifs.com/oV91Kj.gif Damos clic a "Guardar y continuar" . La siguiente pestaña es para capturar y confirmar datos complementarios solicitados por el SAT. https://j.gifs.com/k8V1KX.gif Una vez que se capturen los datos complementarios (solicitar la confirmación con el cliente) , damos clic a "Guardar y continuar" . https://j.gifs.com/oV91KK.gif Esta última pantalla, nos mostrará una vista previa de la factura, con el propósito de confirmar si lo capturado esta correcto. De ser así damos clic al botón "Crear factura digital" . https://j.gifs.com/vlz6N0.gif Y al finalizar, nos mostrará que la factura ha sido realizada y podemos descargar los documentos (PDF y XML), y también enviarlos vía correo al cliente.

Question 1

Catálogo de clientes

Accepted Answer

Oneplace te permite la captura de los datos fiscales de los clientes, que soliciten la emisión de facturas, si así lo desean.

El proceso es sencillo, ubicamos el módulo "Catálogos" y después "Clientes":

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Los datos que solicita son los siguientes:

Nombre comercial.- Nombre de la empresa, comercialmente.
Razón social.- Dato fiscal, registrado ante el SAT.
RFC.- Registro Federal de Contribuyentes, registrado ante el SAT. Te sugerimos validar el RFC proporcionado por tu cliente, puedes hacerlo en la pagina web del SAT (Validador SAT)
Email contacto.- Correo electrónico para el envío de las facturas.
Teléfonos.- Números de contacto del cliente.
País.- País de origen.
Estado.- Estado del país de origen.
Ciudad.- Ciudad de origen.
Municipio.- Municipio del domicilio, dato no obligatorio.
Calle fiscal.- Calle del domicilio fiscal del cliente.
Número exterior.- Identificador del domicilio fiscal del cliente.
Número interior.- Identificador adicional del domicilio fiscal, dato no obligatorio.
Cruzamientos.- Calles que intersecan el domicilio fiscal del cliente.
Colonia.- Nombre de la colonia.
Código postal.- Identificador del domicilio.
Línea de crédito.- Se activa esta sección si se desea otorgar una línea de crédito a este cliente y administrar los abonos que otorguen.

En la sección a la derecha, Oneplace permite agregar el logo del cliente, solo se da clic al botón de "Seleccionar archivo", para ubicar el archivo en el equipo.

Al concluir la captura, se da clic al botón "Crear".

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Una vez creado el registro, podemos dar clic al botón "Editar", y observamos en la parte superior dos pestañas:

Facturas.- Nos mostrara un registro de todas las facturas emitidas al cliente.
Linea de crédito.- Se administra el importe de crédito asignado al cliente, así como los abonos, y esta pestaña solo aparece si activamos esta opción en la pestaña de "Datos generales". (Ver articulo relacionado)

Question 2

Facturación libre

Accepted Answer

Facturación libre

Oneplace nos permite generar facturas libres, es decir, que estén o no relacionadas con una estancia. Podemos elegir los productos y/o servicios, del catalogo del SAT.

Vamos al módulo "Facturas libres"

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Damos clic al botón "Nuevo" , la siguiente ventana nos permite capturar la información fiscal del cliente o si ya existe, elegirla desde el catálogo (Ver articulo)

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Damos clic al botón "Guardar y siguiente":

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La siguiente pestaña, nos permite capturar datos complementarios para la emisión de la factura:

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Se captura la información complementaria y se da clic "Guardar y siguiente". El siguiente proceso es para la creación de los productos y/o servicios de manera individual, tomados del catalogo emitido por el SAT.

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Los datos que solicita por concepto son:

Cantidad.- Cantidad de articulos y/o servicios.
Concepto.- Capturar el concepto que se requiera facturar, si ese concepto no se encuentra en el catalogo, la recomendación es buscar el que mas se asemeje, con la finalidad de que nos elija la clave.
Clave concepto.- Folio identificador del concepto, tomado del catalogo del SAT.
Unidad.- Se elige la unidad del concepto, tomados del catalogo del SAT.
Precio unitario.- Importe que tiene el concepto de manera individual.

Una vez capturados todos los conceptos, pueden ser varios, dar clic al botón "Siguiente":

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La siguiente pestaña, nos permite la captura de los impuestos, si es solo IVA, se confirma dando clic al botón verde "Guardar".

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Si nuestra factura, va a requerir algún impuesto adicional, se da clic al botón "Nuevo":

Clave.- Identificador del impuesto.
Concepto.- Nombre del impuesto.
Tasa.- Tasa del impuesto.
Importe.- Importe correspondiente al impuesto, si es necesario se puede modificar, en caso de ser necesario.

La siguiente ventana, al igual que por Check-out, nos muestra la vista previa de la factura, para efectos de confirmación.

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Y si se desea emitir, se da clic al botón "Crear factura digital".

Question 3

Facturación Check-Out

Accepted Answer

El proceso para generar facturas por "Check-out", solo toma 4 sencillos pasos, estas facturas agrupan el importe por concepto de servicios a la habitación y la estancia por noche.

Nos posicionamos en el módulo "Facturación" y posteriormente en "Facturar Check-out":

https://j.gifs.com/MwmGXA.gif

Oneplace mostrará todos los recibos, en los cuales ya tengan un estado de cuenta concluido por "Check-out". Elegimos el estado de cuenta y damos clic al botón verde "Facturar".

https://j.gifs.com/817Vgm.gif

La siguiente pestaña, nos solicita los datos fiscales del cliente, para emitir la factura. Elegimos al cliente (previamente registrado en el catálogo) (Ver artículo)

https://j.gifs.com/oV91Kj.gif

Damos clic a "Guardar y continuar".

La siguiente pestaña es para capturar y confirmar datos complementarios solicitados por el SAT.

https://j.gifs.com/k8V1KX.gif

Una vez que se capturen los datos complementarios (solicitar la confirmación con el cliente), damos clic a "Guardar y continuar".

https://j.gifs.com/oV91KK.gif

Esta última pantalla, nos mostrará una vista previa de la factura, con el propósito de confirmar si lo capturado esta correcto. De ser así damos clic al botón "Crear factura digital".

https://j.gifs.com/vlz6N0.gif

Y al finalizar, nos mostrará que la factura ha sido realizada y podemos descargar los documentos (PDF y XML), y también enviarlos vía correo al cliente.

Question 4

Reservaciones a grupos (Parte 2)

Accepted Answer

Una vez tengamos elegidas las habitaciones y los distintos periodos de tiempo, podemos proceder con la modificación de las tarifas de todas y/o solo una habitación.

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Después de la modificación de las tarifas, se procede a la captura de los datos del huésped responsable de este grupo.

Los datos a capturar son los mismos que solicita para una reservación individual (Ver tutorial).

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Al finalizar la captura de los datos solicitados, damos clic al botón "Reservar para...(nombre grupo).

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El sistema nos muestra el mensaje de confirmación con el folio, si damos clic al botón "Aceptar", nos muestra un histórico de las reservaciones realizadas a este grupo.

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Los datos que nos muestra son:

Grupo.- Nombre del grupo
Descripción.- Información adicional del grupo.
Folio.- Numero que el sistema asigna al grupo (dato consecutivo).
Fecha.- Fecha de creación del grupo-
Cliente.- Podemos asignar un cliente, para la próxima emisión de facturas a este grupo.

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Si damos clic al botón "Guardar", el sistema envía un mensaje de confirmación con la generación de la reservación.

## Articulo anterior

Question 5

Reservaciones a grupos (Parte 1)

Accepted Answer

La creación de reservaciones por grupos nos permite administrar la reserva de varias habitaciones y periodos, a un solo huésped y/o grupo.

El proceso es sencillo, damos clic al módulo “Reservaciones”, y ubicamos el módulo “Grupos”.

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Asignamos el nombre a este grupo (grupo de danza, deporte, etc.) y escribimos alguna descripción si así lo deseamos.

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Y el proceso siguiente es similar a las reservaciones individuales, seleccionamos el "Plan", la "Tarifa" y las fechas deseadas.

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Y paso siguiente, es proceder con la selección de las habitaciones y los periodos de fechas deseados.

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## Siguiente articulo

Question 6

Nuevas reservaciones (Parte 1)

Accepted Answer

Para crear las reservaciones nuevas, desde el sistema tenemos varios accesos, en la pantalla principal y barra superior, “Reservaciones” o el botón verde “Nueva Reservación” y el tercer acceso es desde la barra lateral, “Reservaciones”, y después en el módulo “Nueva reservación”.

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Una vez en la sección de “Nueva reservación”, seleccionamos el “Plan” bajo el cual deseamos realizar esta reservación, y después elegimos la “Tarifa” que se encuentra en este plan.

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El siguiente paso es elegir la fecha en la cual este huésped desea reservar, elegimos la fecha y damos clic en “Ver”.

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Oneplace nos muestra la fecha seleccionada en la primera posición de la tabla y los 6 días posteriores, asi como las habitaciones, con la disponibilidad en esas fechas.

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Elegimos la habitación y los días que deseamos reservar esa habitación.

En la barra derecha, nos muestra el desglose de la reservación con los importes de impuestos, total.

Si deseamos editar la tarifa otorgada a este huésped, sin afectar a las siguientes reservaciones.

Se captura el importe nuevo por noche y se da clic a "Guardar".

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Question 7

Nuevas reservaciones (Parte 2)

Accepted Answer

Con la tarifa confirmada, damos clic al botón “Reservar ahora”. La ventana que nos muestra nos permite capturar los datos del huésped:

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Huésped.- Nombre completo del huésped, si es un cliente nuevo, se captura completo, si ya lo tenemos previamente capturado, una vez se empiece a escribir, nos va a mostrar los que coincidan con lo escrito en el sistema. (dato obligatorio).
Email.- Correo electrónico del huésped, a esta dirección le llegara al futuro huésped, la confirmación de la reserva. (dato obligatorio).
Teléfonos.- Teléfonos de contacto del huésped.
Tarjeta de crédito (número).- Se capturan los datos de la tarjeta de crédito. Solo a nivel informativo, el sistema no esta conectado con el sistema bancario, no hará el descuento en la cuenta del huésped.
Valido hasta (Valid Thru).- Periodo de validez de la tarjeta. (Este campo solo aparece cuando se empieza a capturar la tarjeta de crédito).
CVV.- Ultimo digito de la tarjeta del huésped. (Este campo solo aparece cuando se empieza a capturar la tarjeta de crédito).

Anticipos y descuentos

Esta sección permite al hotel el registro de anticipos solicitados al huésped, previos al “Check-in”.

Forma de pago.- Nos permite la captura de diferentes formas de pago (efectivo, crédito, débito, transferencia, descuento)
Anticipo.- Importe del anticipo.
Referencia.– Referencia de este anticipo.
Observaciones.- Algún dato adicional relacionado a este anticipo y / o reservación.

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Una vez concluida la captura, se da clic al botón “Reservar”. El sistema nos asigna el folio de esta reservación, al dar clic al botón “Aceptar”, nos va a regresar a la pantalla principal.

SI damos clic al botón “Imprimir”, nos abre en otra pestaña el formato de confirmación de reservación en formato PDF.

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(Ver articulo anterior)

Question 8

Check-In

Accepted Answer

El proceso de "Check-in" nos permite administrar la entrada del huésped al hotel, Oneplace lo hace en sencillos pasos.

En la pantalla superior, tenemos varios iconos incluyendo "Check-in", y el sistema nos va a solicitar dos datos, folio de la reservación o nombre del huésped.

Se escribe alguno de los dos datos si se tienen:

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Nos despliega dos pestañas mas:

Datos del cliente

Datos de los huéspedes (opcional)

En la pestaña de "Datos del cliente" nos aparece el nombre del huésped y a si mismo nos pregunta Cliente, y este campo nos permite asignar un "Cliente" con datos fiscales si al momento de darle la bienvenida, si este huésped requiere que se les genere factura de su estancia.

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Y en la pestaña de "Datos de los huéspedes" (opcional), podemos agregar los nombres de todos los huéspedes que se hospedaran en la habitación.

Ojo.- El sistema nos permite capturar los nombres de todos los huéspedes que usan la habitación y va de acuerdo a la capacidad máxima de la misma, realizada en la configuración del tipo de habitación (Ver articulo).

Este proceso es opcional. Al finalizar la captura, se da clic al botón "Check in"

Una vez terminado, Oneplace muestra mensaje de confirmación, si damos clic al botón "Aceptar", nos regresa a la ventana general.

Al dar clic al botón "Estado de cuenta", nos imprime este concepto.

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Y si damos clic al botón "Hoja de registro", nos muestra el formato de bienvenida al hotel , con los datos generales de la reservación, incluyendo horario de entrada y salida, así como las políticas previamente capturadas.

Question 9

Huespedes en casa

Accepted Answer

Desde este módulo podemos observar las habitaciones ocupadas y a los huéspedes que las ocupan.

Al abrir el módulo nos mostrará una vista detallada, al igual que se puede imprimir un reporte en formato PDF para una mejor administración.

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Para visualizar los detalles de la habitación, se da clic al botón “Revisar”, para obtener una vista detallada de la reservación.

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Y para obtener un desglose de los servicios asignados a este huésped, se da clic al botón “Servicios Incluidos”.

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En la parte inferior de la pantalla nos mostrara a detalle la reservación, para agregar algún producto y/o servicio, dar clic a “Ver estado de cuenta”.

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Una vez elegido, nos aparece en la barra inferior el desglose de los anticipos recibidos y productos y/o servicios anteriormente agregados. Dar clic al botón “Cargo a cuenta”, para buscar el deseado, previamente registrados (Ver articulo de Productos y/o servicios).

Producto/servicio.- Capturar el producto deseado, una vez se escribe, el sistema localiza el articulo según lo que se escriba en el campo.

Precio.- Aparece el precio asignado a este artículo, puede modificarse si así lo desea el usuario.

Descripción.- Muestra la información capturada en este campo.

Cantidad.- Modificar la cantidad de artículos que se le agregaran al huésped.

Descuento.- Capturar el importe que se le desea descontar y lo aplicará en el importe de precio. (no obligatorio).

Total.- Muestra el importe total de los artículos.

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Y se da clic al botón "Aplicar cargo" para guardar los cambios.

Question 10

Tarifas

Accepted Answer

La creación nos permite asignar un precio a nuestras distintas habitaciones, durante un cierto periodo de tiempo y bajo ciertas circunstancias.

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Para crear una nueva tarifa, damos clic al botón “Nuevo”.

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Los campos que nos pide son los siguientes:

Plan.- Elegir el plan que va a tener esta tarifa. (Ver articulo Planes).

Nombre de tarifa.- Asignar el nombre de la tarifa para fácil ubicación, es importante que el nombre sea claro y describa las condiciones generales para que las personas encargadas de realizar las reservaciones puedan ubicar las reservaciones futuras.

Español
Ingles

Descripción.- Una breve descripción de esta tarifa. (dato no obligatorio)

Español
Ingles

Restricciones.- Una breve lista o especificación de las restricciones. (dato no obligatorio)

Español
Ingles

Días que aplica.- Seleccionar los días de la semana en los cuales esta tarifa va a funcionar, los días que no se alisten, cuando se desee agregar una reservación a una habitación en este día, no lo va a permitir.

¿Es promoción?- Se elige si esta tarifa es de promoción o no.

¿Acepta promociones contiguas?- Si permite otras promociones de tarifas.

Fecha límite de reserva.- Se elige el ultimo día para la elaboración de reservas que tendrán estas tarifas.

Fecha inicio.- Día en el cual inicia la tarifa.

Fecha final.- Ultimo día que es válida esta tarifa.

Estatus.- Activar o desactivar la validez de esta tarifa.

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Al concluir la captura, se da clic al botón “Crear” y una vez creado, habilita en la parte superior las pestañas con los nombres de nuestros tipos de habitaciones con los que cuenta el hotel (Ver tipos de habitación).

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Al dar clic en cada una de las pestañas con los nombres de nuestros tipos de habitación, nos habilita la captura de “Precio”.

Se captura el importe por noche que tendrá esa habitación. Una vez capturado el importe, se da clic al botón “Guardar”.

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Cuando se concluya la captura de los importes, regresar a la pestaña “Generales” y dar clic al botón “Guardar”.