Question 1

Reservaciones canceladas

Accepted Answer

Desde este módulo podrán observar un listado de todas las reservaciones canceladas en un periodo de tiempo deseado.

Para verlo damos clic al módulo "Reservaciones" y después en "Canceladas".

Elegir la fecha de inicio y fecha final de este reporte.

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Los datos que muestra son:

Folio de reservación
Recepcionista
Tipo
Fecha y hora de reservación
Fecha y hora de cancelación
Habitación
Huésped
Importe

Question 2

Solicitudes de limpieza

Accepted Answer

Durante el día y, mayormente, al realizar "Check-out", los huéspedes de una habitación, se procede con el proceso de limpieza por parte del personal encargado.

Para la creación de las solicitudes en Oneplace, y que estas aparezcan para el personal asignado, se deben crear desde el módulo "Ama de llaves"..

Podemos hacerlas desde el módulo "Listado", y dar clic al botón "Nueva solicitud"

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Los datos que solicita para crear las solicitudes, son:

Tipo.- Se elije si será de mantenimiento o limpieza.
Responsable.- En este caso, podemos elegir al usuario responsable de esta solicitud.
Habitación.- Número de habitación que se desea atender.
Fecha y hora.- Oneplace asigna la hora en la que se crea de manera automática.
Descripción.- En este apartado, podemos describir datos generales de esta habitación.
Estatus.- Elegir el estatus en el que se encuentra la habitación, Oneplace ofrece varios (vacía limpia, vacía sucia, ocupada limpia, ocupada sucia, ocupada no desea limpieza, etc.)
Supervisada.- Este botón sirve para cambiar cuando esta habitación ya fue supervisada por el encargado.

Se da clic al botón “Crear”.

Cuando se crean, Oneplace muestra una pestaña, que permite adjuntar fotografías para evidenciar el estado de la habitación.

Solo elegimos la pestaña "Fotografías", y clic al botón "Seleccionar fotografía" para buscar el archivo guardado en nuestro equipo.

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Y al finalizar, damos clic al botón** "Guardar"**. Con ello se crea una etiqueta en nuestro mapa de habitaciones, visible para que el personal encargado de limpieza, vea la solicitud y pueda realizar el servicio.

Question 3

Finalizar solicitudes

Accepted Answer

Una vez que el personal encargado de la limpieza, finaliza de atender, es necesario cambiar el estatus de estas en el sistema.

Para hacerlo, damos clic en "Listado", y buscamos el folio asignado.

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Una vez elegido, damos clic al botón "Terminar solicitud",

Debemos cambiar el estatus y posteriormente se elige si fue supervisada o no.

Y se da clic al botón "Terminar", para concluir esta solicitud.

Otra forma para concluir estas solicitudes, es desde el mapa de "Planeación".

Elegimos el marcador, que indica la solicitud abierta, y se da clic.

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Posteriormente Oneplace permite modificar los datos de la solicitud y a su vez, adjuntar fotografías para evidenciar la finalización.

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Y damos clic al botón "Guardar".

Question 4

Catálogo de huespedes

Accepted Answer

Oneplace permite administrar un catalogo de prospecto, huéspedes y clientes.

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Con el catalogo creado, podemos activar y/o desactivar los registros según lo deseemos, en la columna de opciones hay dos botones, "Edición" y la de "Status", dando clic sobre ella, lo que permite cambiar el status según lo requiramos:

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El catalogo de huéspedes, se va alimentando de las reservaciones generadas y si lo desean, se pueden dar de alta.

Para modificar o actualizar algun dato, damos clic a la herramienta "Editar", y nos apertura la posibilidad de modificarlos:

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Para dar de alta un nuevo huésped, al registro, damos clic al botón "Nuevo":

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Los datos son:

Nombre completo.- Nombre del huésped.
Teléfono.- Números de contacto del huésped.
Dirección.- Domicilio del huésped.
País.- País de origen.
Estado.- Estado del país de origen.
Ciudad.- Ciudad de origen.
Código postal.- Identificador del domicilio.
Email.- Correo electrónico del huésped, para envió de confirmaciones de reserva.
Fecha de nacimiento.- Este dato es opcional, si se desea no se agrega.
Sexo.- Este dato es opcional, si se desea no se agrega.

Al terminar la captura de los datos, se da clic al botón "Guardar"

Question 5

Crédito a clientes

Accepted Answer

Oneplace permite la asignación de crédito a clientes, podemos asignarlos agencias de viajes o empresas con las cuales el hotel tenga algún convenio.

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Sino lo tiene asignado, editamos el registro y lo activamos,

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Le damos clic al botón "Guardar", y volvemos a buscar ese cliente,

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Nos ubicamos en la pestaña "Linea de crédito",

Monto de linea de crédito.- Asignamos un monto máximo.
Comentarios de linea de crédito.- Agregamos algún dato adicional.
Fecha.- Inicio del crédito.
Saldo.- En este apartado se agregan los importes, correspondientes a los abonos que el cliente nos otorgue.

Una vez se termine de asignar el importe máximo al cliente, se da clic al botón "Guardar", caso contrario al botón "Cancelar".

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Administrar los créditos de un cliente.

Cuando asignamos algún importe en los estados de cuenta, de los clientes, bajo el concepto de "Crédito", y se pueden revisar los registros, en la pestaña de "Linea de crédito".

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Cuando capturamos el importe que el cliente nos envía, en el campo de "Saldos", podemos observar que el adeudo del cliente se modifica y el importe asignado anteriormente,

Question 6

Cotizaciones y prospectos

Accepted Answer

Durante la operación del hotel, tenemos sucesos en los cuales nos solicitan una cotización, ya que los prospectos generalmente quieren saber el precio que les ofrecemos para realizar comparaciones,

Para realizar una cotización el proceso es igual al de la realización de reservaciones, pero para cotizar, damos clic al botón "Cotizar",

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Datos a capturar.-

Huésped.- Nombre del prospecto
Email.- Correo electrónico para el envío de la o las cotizaciones.
Teléfonos.- Números de contacto.
Comentarios.- Información adicional de este prospecto o cotización.
Idioma para la cotización.- Podemos elegir cambiar el idioma de la cotización a ingles, si nuestro prospecto es extranjero.

Al concluir la captura de información, se da clic al botón "Cotizar", y con ello, el sistema envía vía correo la cotización al prospecto.

Con la cotización creada, el color que aparece para identificarlas en el mapa de disponibilidad, es en color gris, con la finalidad de que se identifiquen de las estancias y reservaciones.

Para modificar algún dato del prospecto, lo buscamos con la herramienta de búsqueda, y damos clic al botón "Modificar prospecto":

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De igual forma podemos observar las cotizaciones realizadas al prospecto, dando clic al botón "Cotizaciones":

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Con el botón de "Editar"; modificamos la información del prospecto:

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Modificando los datos deseados, se da clic al botón "Guardar":

Question 7

Complementos de pago

Accepted Answer

Para la emisión de las facturas parcialidades o diferido, y a su vez, administrar los pagos que se requieran de estas mismas, el proceso es similar.

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La diferencia es en el seleccionar en el método de pago, PPD (parcialidades o diferido). Y todas las facturas generadas bajo ese concepto, tendrán un botón adicional para administrar los pagos recibidos, en la columna de "Opciones".

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Una vez ingresemos al módulo, podemos observar y administrar los pagos otorgados a esa Factura principal, el total de la factura y el saldo insoluto, este es el resultado del importe total menos los importes totales de los complementos generados.

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Para generar un nuevo pago, damos clic al botón "Nuevo pago".

Se captura lo siguiente:

Parcialidad.- El folio lo genera de manera automática.
Forma de pago.- Elegir la forma de pago, que identifica a este pago en especial.
Importe.- Importe que se desea facturar.
Fecha.- Oneplace asigna de manera automática el día y hora de creación.
Hora.- Así mismo como fecha, la hora se toma, al momento que se da clic al botón "Nuevo pago".

Al concluir la captura se da clic al botón verde "Registrar pago".

La siguiente pantalla nos mostrará el saldo actualizado y los pagos generados.

Question 8

Control de egresos

Accepted Answer

Este módulo permite administrar los gastos que se tengan en el hotel, por cualquier concepto, para registrarlo buscamos el módulo "Control de egresos".

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Folio.- El folio lo genera el sistema, una vez se guarde.
Fecha.- Fecha en la cual se genero este gasto.
Forma de pago.- Forma de pago en la cual se liquido o genero este gasto.
Descripción.- Asignamos un nombre general para este gasto.

Al finalizar esta captura se da clic al botón "Continuar", y con esto nos apertura la posibilidad de capturar el desgloce de los articulos adquiridos:

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En la columna de descripción se escribe el articulo adquirido y a su lado en la columna monto, el importe correspondiente.

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Al finalizar la captura de todos los artículos, se da clic al botón "Guardar".

Oneplace nos muestra el registro guardado y si deseamos editar la información.

Exportar reportes

Para generar los reportes que nos permitan revisar los gastos generados durante un periodo de tiempo, usamos las herramientas de calendario para fijar una de inicio y fin y damos clic al botón "Buscar".

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Y si deseamos exportarlo en formato, excel, damos clic al botón "Exportar excel". Y se elige la carpeta en donde deseemos se guarde.

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