Question 1

Configuración de certificados

Accepted Answer

Para configurar los certificados digitales para la emisión de facturas (En caso de que el hotel contrate los folios), el proceso es muy sencillo.

Para realizar la configuración, dar clic a “Datos fiscales” y después en “Certificados de Facturación CFDI’s”.

Y el campo que nos aparece es el de nuestro hotel, para agregar los certificados, se da clic al botón “Editar”.

Archivo certificado.- Dar clic al botón “Buscar”, nos apertura las carpetas de nuestro equipo y buscaremos el archivo de certificado, donde lo tengan almacenado.

Archivo llave privada.- Dar clic al botón “Buscar” para localizar el archivo en las carpetas y elegirlo.

Llave privada.- Capturar la contraseña (Proporcionada por el SAT).

https://j.gifs.com/JyjwQo.gif

Al finalizar la captura se da clic al botón “Guardar”.

Question 2

Cambios de habitación

Accepted Answer

Durante la estancia de un huésped, pueden suceder eventos que nos obliguen a realizar cambio de habitación en los huéspedes.

Oneplace nos ofrece esta posibilidad. Para realizarlo, el proceso es sencillo. Buscamos la sección "Reservaciones", el módulo "Cambio de habitación":

https://j.gifs.com/0Yyzo3.gif

En el filtro podemos realizar la búsqueda con el nombre del huésped o folio de reservación:

https://j.gifs.com/vl74xM.gif

El sistema nos muestra lo siguiente:

Fecha de entrada.- Fecha de cambio de habitación.

Hora de entrada.- Horario del cambio de habitación.

Unidad.- En este apartado las habitaciones que nos mostrará son las disponibles y que comparten el mismo tipo de habitación.

Nota-No podemos realizar en este módulo cambios de habitaciones de "Sencilla" a "Doble", por ejemplo.

Tipo de unidad.- Nos muestra el tipo de habitación.

Motivos del cambio.- Describir el motivo por el cual se realiza este evento.

Una vez realizado los cambios, se da clic al botón "Guardar".

Question 3

Check-out

Accepted Answer

Para poder realizar este proceso, el saldo del huésped, debe estar en $0, es decir, este huésped no debe tener ningún adeudo hacia el hotel, caso contrario, Oneplace no nos permite realizar el proceso de "Check-out".

Teniendo esto en cuenta, vamos a "Estado de cuenta", de la reservación deseada, y buscamos el icono de "Realizar Check out"

https://j.gifs.com/NLnAR2.gif

Confirmamos el proceso dando clic al botón "Si".

Y confirmando nuevamente en el botón "Aceptar". Y nos mostrará de manera automática el "Estado de cuenta" para que podamos imprimirlo y dárselo al huésped.

https://j.gifs.com/2xABEM.gif

Y el proceso es sencillo, solo dando clic al botón "Check-out".

Question 4

Registrar Pagos

Accepted Answer

Durante la estancia del huésped, podemos realizar el registro de los abonos que el huésped nos haga, previos a su "Check-out".

Damos clic al módulo "Estado de cuenta", ubicamos al huésped y buscamos el botón de "Ver estado de cuenta".

Y en la parte inferior, aparece los datos generales de la reservación, damos clic a "Ver estado de cuenta".

https://j.gifs.com/p8656y.gif

Y en la parte inferior, nos muestra el detalle del estado de cuenta, damos clic al botón "Abonar".

https://j.gifs.com/vl74z8.gif

Nos apertura una ventana, en la cual podemos registrar el importe recibido.

https://j.gifs.com/NLnA22.gif

Liquidar saldo

Cuando un huésped requiere hacer el pago total de su adeudo, es sencillo. Haciendo el proceso anterior, solo con una diferencia.

Se da clic al cuadro "Liquidar saldo" y con ello, en el campo de "Monto", automáticamente aparece el importe total que el huésped adeuda.

https://j.gifs.com/YWBPnA.gif

Se captura algun dato adicional en el campo "Referencia", y se da clic en "Aplicar abono".

Question 5

Devoluciones

Accepted Answer

Muchas veces en el hotel, se presentan situaciones en las cuales, el huésped ya pago ciertos servicios, que al final no son realizados o por el contrario, deja el hotel días antes de lo previsto y se debe realizar la devolución del importe recibido.

El proceso es muy sencillo, en la parte inferior, damos clic al botón "Devolución".

Se elige la forma en la cual se realiza la devolución (efectivo, débito, etc)

Y se captura el importe a regresar y da clic en "Aplicar devolución".

https://j.gifs.com/WLlA4o.gif

Al finalizar se revisa el saldo para confirmar

Question 6

Turnos

Accepted Answer

Realizar este proceso, se debe realizar al inicio del dia laboral y al momento de concluir.

Para abrir nuestro turno, damos clic en el módulo "Turno".

https://j.gifs.com/oV94mk.gif

Después en "Nuevo", y la ventana que nos va a mostrar solicita lo siguiente:

Turno.- En lista los distintos números de los turnos, previamente agregados por el administrador (Ver articulo).

Cargo inicial.- Capturar el importe que estamos recibiendo por el turno anterior, se sugiere que sea la cantidad en efectivo.

Con esos datos, se da clic al botón "Guardar". Y listo¡

Podemos cerrar sesión del sistema y proceder a realizar otras actividades .

Si se desea se puede iniciar sesión nuevamente y realizar procesos en Oneplace sin problemas.

Pero es importante que al concluir el horario laboral, si cerrar nuestro turno.

Question 7

Reporte de turnos

Accepted Answer

Este módulo permite a las recepcionistas registrar el horario en el que inician labores y a su vez, permite al administrador obtener un reporte detallado, de lo sucedido durante un turno en especifico.

Para poder visualizarlo, damos clic en "Turno" y nos mostrará todos los turnos cerrados y en el primer puesto, el turno actual (abierto)

https://j.gifs.com/nxV4lp.gif

Los datos que muestra son los siguientes:

Folio

Fecha inicial

Fecha final

Cargo inicial

Presupuesto final

Estatus

La ultima columna nos permite imprimir este reporte, solo dando clic sobre el símbolo de "Excel".

Question 8

Modificar reservaciones

Accepted Answer

Cuando algún huésped nos pide que modifiquemos su fecha de entrada o salida, o simplemente se da el caso en el cual deseamos cambiar algún dato de ella, el proceso es sencillo.

Vamos al módulo “Reservaciones” y después “Ver Todas”:

https://j.gifs.com/lxV4MJ.gif

Podemos localizar a la reservación a través de los distintos filtros en la parte superior, conociendo los siguientes datos:

Nombre del huésped
Habitación
Folio de la reservación
Status
Fecha inicio
Fecha Fin

https://j.gifs.com/p8657r.gif

Una vez localizada la reservación deseada y damos clic al botón “Revisar”. Nos apertura los datos generales de la reservación y en la parte inferior los datos que podemos modificar:

Habitación
Entrada
Salida
Tarifa

https://j.gifs.com/q7X4DR.gif

Modificamos los datos que deseamos y al concluir esta modificación, damos clic al botón “Guardar”.

Question 9

Cancelar reservaciones

Accepted Answer

Cuando algún huésped nos notifique la cancelación de su reservación , el proceso es sencillo.

Vamos al módulo “Reservaciones” y después “Ver Todas”:

Ubicamos la reservación a cancelar y damos clic al botón "Cancelar" (Simbolo de X).

https://j.gifs.com/WLzNmX.gif

Para confirmar, solo damos clic al botón "Aceptar", caso contrario damos clic a "Cancelar".

Question 10

Productos y / o servicios

Accepted Answer

La creación de estos artículos nos permite asignarlos a los estados de cuenta de nuestros huéspedes, para su cargo y ajuste.

https://j.gifs.com/ROrGQ0.gif

Para crear un nuevo, damos clic al botón "Nuevo":

https://j.gifs.com/2xABYP.gif

Nombre del producto / servicio.– Nombre del producto y o servicio.
- Español
- Ingles
Descripción.- Datos adicionales de este producto y/o servicio.
- Español
- Ingles

Tipo.- Se selecciona el tipo de articulo que estamos creando.

Precio.- Se asigna un importe a este artículo, sin embargo, cuando se agregue como cargo a la habitación, este importe puede cambiar si así lo desean.

Lista de impuestos aplicables.- Es importante asignar al menos un impuesto al artículo, sin embargo, no es obligatorio asignar dos, esta asignación depende del artículo.

¿Maneja inventario?- Activar esta sección permitirá asignar una cantidad mínima de artículos que se deben tener en el hotel, así mismo, se pueden agregar una cantidad mayor o menor, durante el uso.

Estatus.- Si este articulo esta o no disponible durante un periodo de tiempo.

Al finalizar la captura, se da clic al botón “Crear”.

Agregar artículos al inventario

Para agregar una cantidad según se adquieran para su uso. Se ubica el botón de "Inventario", Oneplace nos muestra una ventana con los siguientes datos:

Producto/servicio.- Nombre del articulo.
Inventario actual.- La cantidad actual del articulo.
Cantidad.- En esta sección capturamos la cantidad de artículos que se acaban de adquirir y/o eliminar
Movimiento.- Si se adquieren se elige de entrada, y si se darán de baja, elegimos salida.
Descripción.- Registramos el motivo que avale este cambio en el inventario.

https://j.gifs.com/VAklK5.gif

Y al finalizar, se da clic en "Guardar".