Question 1

Nuevas reservaciones (Parte 2)

Accepted Answer

Con la tarifa confirmada, damos clic al botón “Reservar ahora”. La ventana que nos muestra nos permite capturar los datos del huésped:

https://j.gifs.com/NLnA5K.gif

Huésped.- Nombre completo del huésped, si es un cliente nuevo, se captura completo, si ya lo tenemos previamente capturado, una vez se empiece a escribir, nos va a mostrar los que coincidan con lo escrito en el sistema. (dato obligatorio).
Email.- Correo electrónico del huésped, a esta dirección le llegara al futuro huésped, la confirmación de la reserva. (dato obligatorio).
Teléfonos.- Teléfonos de contacto del huésped.
Tarjeta de crédito (número).- Se capturan los datos de la tarjeta de crédito. Solo a nivel informativo, el sistema no esta conectado con el sistema bancario, no hará el descuento en la cuenta del huésped.
Valido hasta (Valid Thru).- Periodo de validez de la tarjeta. (Este campo solo aparece cuando se empieza a capturar la tarjeta de crédito).
CVV.- Ultimo digito de la tarjeta del huésped. (Este campo solo aparece cuando se empieza a capturar la tarjeta de crédito).

Anticipos y descuentos

Esta sección permite al hotel el registro de anticipos solicitados al huésped, previos al “Check-in”.

Forma de pago.- Nos permite la captura de diferentes formas de pago (efectivo, crédito, débito, transferencia, descuento)
Anticipo.- Importe del anticipo.
Referencia.– Referencia de este anticipo.
Observaciones.- Algún dato adicional relacionado a este anticipo y / o reservación.

https://j.gifs.com/XLAOkl.gif

Una vez concluida la captura, se da clic al botón “Reservar”. El sistema nos asigna el folio de esta reservación, al dar clic al botón “Aceptar”, nos va a regresar a la pantalla principal.

SI damos clic al botón “Imprimir”, nos abre en otra pestaña el formato de confirmación de reservación en formato PDF.

https://j.gifs.com/r8N4BB.gif

(Ver articulo anterior)

Question 2

Complementos de pago

Accepted Answer

Para la emisión de las facturas parcialidades o diferido, y a su vez, administrar los pagos que se requieran de estas mismas, el proceso es similar.

https://j.gifs.com/r8vGR6.gif

La diferencia es en el seleccionar en el método de pago, PPD (parcialidades o diferido). Y todas las facturas generadas bajo ese concepto, tendrán un botón adicional para administrar los pagos recibidos, en la columna de "Opciones".

https://j.gifs.com/Jy2nZo.gif

Una vez ingresemos al módulo, podemos observar y administrar los pagos otorgados a esa Factura principal, el total de la factura y el saldo insoluto, este es el resultado del importe total menos los importes totales de los complementos generados.

https://j.gifs.com/Qn2x1Y.gif

Para generar un nuevo pago, damos clic al botón "Nuevo pago".

Se captura lo siguiente:

Parcialidad.- El folio lo genera de manera automática.
Forma de pago.- Elegir la forma de pago, que identifica a este pago en especial.
Importe.- Importe que se desea facturar.
Fecha.- Oneplace asigna de manera automática el día y hora de creación.
Hora.- Así mismo como fecha, la hora se toma, al momento que se da clic al botón "Nuevo pago".

Al concluir la captura se da clic al botón verde "Registrar pago".

La siguiente pantalla nos mostrará el saldo actualizado y los pagos generados.

Question 3

Huespedes en casa

Accepted Answer

Desde este módulo podemos observar las habitaciones ocupadas y a los huéspedes que las ocupan.

Al abrir el módulo nos mostrará una vista detallada, al igual que se puede imprimir un reporte en formato PDF para una mejor administración.

https://j.gifs.com/XLAO5m.gif

Para visualizar los detalles de la habitación, se da clic al botón “Revisar”, para obtener una vista detallada de la reservación.

https://j.gifs.com/zvNjnr.gif

Y para obtener un desglose de los servicios asignados a este huésped, se da clic al botón “Servicios Incluidos”.

https://j.gifs.com/ROrGML.gif

En la parte inferior de la pantalla nos mostrara a detalle la reservación, para agregar algún producto y/o servicio, dar clic a “Ver estado de cuenta”.

https://j.gifs.com/817Lol.gif

Una vez elegido, nos aparece en la barra inferior el desglose de los anticipos recibidos y productos y/o servicios anteriormente agregados. Dar clic al botón “Cargo a cuenta”, para buscar el deseado, previamente registrados (Ver articulo de Productos y/o servicios).

Producto/servicio.- Capturar el producto deseado, una vez se escribe, el sistema localiza el articulo según lo que se escriba en el campo.

Precio.- Aparece el precio asignado a este artículo, puede modificarse si así lo desea el usuario.

Descripción.- Muestra la información capturada en este campo.

Cantidad.- Modificar la cantidad de artículos que se le agregaran al huésped.

Descuento.- Capturar el importe que se le desea descontar y lo aplicará en el importe de precio. (no obligatorio).

Total.- Muestra el importe total de los artículos.

https://j.gifs.com/nxV4Y4.gif

Y se da clic al botón "Aplicar cargo" para guardar los cambios.

Question 4

Facturación libre

Accepted Answer

Facturación libre

Oneplace nos permite generar facturas libres, es decir, que estén o no relacionadas con una estancia. Podemos elegir los productos y/o servicios, del catalogo del SAT.

Vamos al módulo "Facturas libres"

https://j.gifs.com/1WzLzj.gif

Damos clic al botón "Nuevo" , la siguiente ventana nos permite capturar la información fiscal del cliente o si ya existe, elegirla desde el catálogo (Ver articulo)

https://j.gifs.com/0YyKyX.gif

Damos clic al botón "Guardar y siguiente":

https://j.gifs.com/xnNgNr.gif

La siguiente pestaña, nos permite capturar datos complementarios para la emisión de la factura:

https://j.gifs.com/NLnJnz.gif

Se captura la información complementaria y se da clic "Guardar y siguiente". El siguiente proceso es para la creación de los productos y/o servicios de manera individual, tomados del catalogo emitido por el SAT.

https://j.gifs.com/nxoA5R.gif

Los datos que solicita por concepto son:

Cantidad.- Cantidad de articulos y/o servicios.
Concepto.- Capturar el concepto que se requiera facturar, si ese concepto no se encuentra en el catalogo, la recomendación es buscar el que mas se asemeje, con la finalidad de que nos elija la clave.
Clave concepto.- Folio identificador del concepto, tomado del catalogo del SAT.
Unidad.- Se elige la unidad del concepto, tomados del catalogo del SAT.
Precio unitario.- Importe que tiene el concepto de manera individual.

Una vez capturados todos los conceptos, pueden ser varios, dar clic al botón "Siguiente":

https://j.gifs.com/P79wNw.gif

La siguiente pestaña, nos permite la captura de los impuestos, si es solo IVA, se confirma dando clic al botón verde "Guardar".

https://j.gifs.com/2xopkK.gif

Si nuestra factura, va a requerir algún impuesto adicional, se da clic al botón "Nuevo":

Clave.- Identificador del impuesto.
Concepto.- Nombre del impuesto.
Tasa.- Tasa del impuesto.
Importe.- Importe correspondiente al impuesto, si es necesario se puede modificar, en caso de ser necesario.

La siguiente ventana, al igual que por Check-out, nos muestra la vista previa de la factura, para efectos de confirmación.

https://j.gifs.com/lxmyO5.gif

Y si se desea emitir, se da clic al botón "Crear factura digital".

Question 5

Catálogo de clientes

Accepted Answer

Oneplace te permite la captura de los datos fiscales de los clientes, que soliciten la emisión de facturas, si así lo desean.

El proceso es sencillo, ubicamos el módulo "Catálogos" y después "Clientes":

https://j.gifs.com/p865jp.gif

Los datos que solicita son los siguientes:

Nombre comercial.- Nombre de la empresa, comercialmente.
Razón social.- Dato fiscal, registrado ante el SAT.
RFC.- Registro Federal de Contribuyentes, registrado ante el SAT. Te sugerimos validar el RFC proporcionado por tu cliente, puedes hacerlo en la pagina web del SAT (Validador SAT)
Email contacto.- Correo electrónico para el envío de las facturas.
Teléfonos.- Números de contacto del cliente.
País.- País de origen.
Estado.- Estado del país de origen.
Ciudad.- Ciudad de origen.
Municipio.- Municipio del domicilio, dato no obligatorio.
Calle fiscal.- Calle del domicilio fiscal del cliente.
Número exterior.- Identificador del domicilio fiscal del cliente.
Número interior.- Identificador adicional del domicilio fiscal, dato no obligatorio.
Cruzamientos.- Calles que intersecan el domicilio fiscal del cliente.
Colonia.- Nombre de la colonia.
Código postal.- Identificador del domicilio.
Línea de crédito.- Se activa esta sección si se desea otorgar una línea de crédito a este cliente y administrar los abonos que otorguen.

En la sección a la derecha, Oneplace permite agregar el logo del cliente, solo se da clic al botón de "Seleccionar archivo", para ubicar el archivo en el equipo.

Al concluir la captura, se da clic al botón "Crear".

https://j.gifs.com/917MzB.gif

Una vez creado el registro, podemos dar clic al botón "Editar", y observamos en la parte superior dos pestañas:

Facturas.- Nos mostrara un registro de todas las facturas emitidas al cliente.
Linea de crédito.- Se administra el importe de crédito asignado al cliente, así como los abonos, y esta pestaña solo aparece si activamos esta opción en la pestaña de "Datos generales". (Ver articulo relacionado)

Question 6

Check-out

Accepted Answer

Para poder realizar este proceso, el saldo del huésped, debe estar en $0, es decir, este huésped no debe tener ningún adeudo hacia el hotel, caso contrario, Oneplace no nos permite realizar el proceso de "Check-out".

Teniendo esto en cuenta, vamos a "Estado de cuenta", de la reservación deseada, y buscamos el icono de "Realizar Check out"

https://j.gifs.com/NLnAR2.gif

Confirmamos el proceso dando clic al botón "Si".

Y confirmando nuevamente en el botón "Aceptar". Y nos mostrará de manera automática el "Estado de cuenta" para que podamos imprimirlo y dárselo al huésped.

https://j.gifs.com/2xABEM.gif

Y el proceso es sencillo, solo dando clic al botón "Check-out".

Question 7

Finalizar solicitudes

Accepted Answer

Una vez que el personal encargado de la limpieza, finaliza de atender, es necesario cambiar el estatus de estas en el sistema.

Para hacerlo, damos clic en "Listado", y buscamos el folio asignado.

https://j.gifs.com/917Ml8.gif

Una vez elegido, damos clic al botón "Terminar solicitud",

Debemos cambiar el estatus y posteriormente se elige si fue supervisada o no.

Y se da clic al botón "Terminar", para concluir esta solicitud.

Otra forma para concluir estas solicitudes, es desde el mapa de "Planeación".

Elegimos el marcador, que indica la solicitud abierta, y se da clic.

https://j.gifs.com/817LmW.gif

Posteriormente Oneplace permite modificar los datos de la solicitud y a su vez, adjuntar fotografías para evidenciar la finalización.

https://j.gifs.com/AN7kyp.gif

Y damos clic al botón "Guardar".

Question 8

Nuevas reservaciones (Parte 1)

Accepted Answer

Para crear las reservaciones nuevas, desde el sistema tenemos varios accesos, en la pantalla principal y barra superior, “Reservaciones” o el botón verde “Nueva Reservación” y el tercer acceso es desde la barra lateral, “Reservaciones”, y después en el módulo “Nueva reservación”.

https://j.gifs.com/D17nYB.gif

Una vez en la sección de “Nueva reservación”, seleccionamos el “Plan” bajo el cual deseamos realizar esta reservación, y después elegimos la “Tarifa” que se encuentra en este plan.

https://j.gifs.com/WLzNWW.gif

El siguiente paso es elegir la fecha en la cual este huésped desea reservar, elegimos la fecha y damos clic en “Ver”.

https://j.gifs.com/717KDw.gif

Oneplace nos muestra la fecha seleccionada en la primera posición de la tabla y los 6 días posteriores, asi como las habitaciones, con la disponibilidad en esas fechas.

https://j.gifs.com/Gv7qQQ.gif

Elegimos la habitación y los días que deseamos reservar esa habitación.

En la barra derecha, nos muestra el desglose de la reservación con los importes de impuestos, total.

Si deseamos editar la tarifa otorgada a este huésped, sin afectar a las siguientes reservaciones.

Se captura el importe nuevo por noche y se da clic a "Guardar".

Siguiente articulo>>

Question 9

Configuración de certificados

Accepted Answer

Para configurar los certificados digitales para la emisión de facturas (En caso de que el hotel contrate los folios), el proceso es muy sencillo.

Para realizar la configuración, dar clic a “Datos fiscales” y después en “Certificados de Facturación CFDI’s”.

Y el campo que nos aparece es el de nuestro hotel, para agregar los certificados, se da clic al botón “Editar”.

Archivo certificado.- Dar clic al botón “Buscar”, nos apertura las carpetas de nuestro equipo y buscaremos el archivo de certificado, donde lo tengan almacenado.

Archivo llave privada.- Dar clic al botón “Buscar” para localizar el archivo en las carpetas y elegirlo.

Llave privada.- Capturar la contraseña (Proporcionada por el SAT).

https://j.gifs.com/JyjwQo.gif

Al finalizar la captura se da clic al botón “Guardar”.

Question 10

Productos y / o servicios

Accepted Answer

La creación de estos artículos nos permite asignarlos a los estados de cuenta de nuestros huéspedes, para su cargo y ajuste.

https://j.gifs.com/ROrGQ0.gif

Para crear un nuevo, damos clic al botón "Nuevo":

https://j.gifs.com/2xABYP.gif

Nombre del producto / servicio.– Nombre del producto y o servicio.
- Español
- Ingles
Descripción.- Datos adicionales de este producto y/o servicio.
- Español
- Ingles

Tipo.- Se selecciona el tipo de articulo que estamos creando.

Precio.- Se asigna un importe a este artículo, sin embargo, cuando se agregue como cargo a la habitación, este importe puede cambiar si así lo desean.

Lista de impuestos aplicables.- Es importante asignar al menos un impuesto al artículo, sin embargo, no es obligatorio asignar dos, esta asignación depende del artículo.

¿Maneja inventario?- Activar esta sección permitirá asignar una cantidad mínima de artículos que se deben tener en el hotel, así mismo, se pueden agregar una cantidad mayor o menor, durante el uso.

Estatus.- Si este articulo esta o no disponible durante un periodo de tiempo.

Al finalizar la captura, se da clic al botón “Crear”.

Agregar artículos al inventario

Para agregar una cantidad según se adquieran para su uso. Se ubica el botón de "Inventario", Oneplace nos muestra una ventana con los siguientes datos:

Producto/servicio.- Nombre del articulo.
Inventario actual.- La cantidad actual del articulo.
Cantidad.- En esta sección capturamos la cantidad de artículos que se acaban de adquirir y/o eliminar
Movimiento.- Si se adquieren se elige de entrada, y si se darán de baja, elegimos salida.
Descripción.- Registramos el motivo que avale este cambio en el inventario.

https://j.gifs.com/VAklK5.gif

Y al finalizar, se da clic en "Guardar".