Question 1

Planes

Accepted Answer

La creación de los planes, permiten al hotel agregar servicios y/o productos que pueden estar incluidos en la habitación.

Para agregar un nuevo plan, se da clic al botón “Nuevo”:

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Los datos que nos pide son los siguientes:

Nombre.- Nombre de este plan. Podemos escribirlo en dos idiomas, para nuestros huéspedes extranjeros.

Español
Ingles

Descripción del plan.- Breve descripción de este plan. Podemos escribirlo en dos idiomas, para nuestros huéspedes extranjeros. Es opcional.

Español
Ingles

Estatus.- Se puede activar o desactivar el plan, según se requiera tener habilitado.

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Al finalizar la captura de la información requerida, se da clic en el botón “Crear”, y una vez guardado, nos habilita en la parte superior la pestaña “Servicios incluidos”.

En esta pestaña, se agregan los productos y/o servicios.

Dar clic al botón Agregar, y nos mostrará una ventana:

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Producto / servicio: Elegir el producto y/o servicio. Mostrará los que previamente se registren en el módulo de productos y/o servicios (Ver articulo Productos y servicios).

Cantidad: Elegir la cantidad de ese producto que será incluido sin costo para el huésped. Este campo se recomienda para productos.

Monto: Elegir el monto de ese servicio que será incluido sin costo para el huésped. Este campo se recomienda para servicios.

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Una vez agregados los artículos se pueden editar las cantidades o eliminarlos según se desee.

Dato importante: Los artículos que se agreguen en el plan, todas las reservaciones que se realicen, bajo este plan, deberán agregarse los artículos a través del módulo de “Estado de cuenta”, en el espacio de “Cargo a cuenta”.

Question 2

Solicitudes de limpieza

Accepted Answer

Durante el día y, mayormente, al realizar "Check-out", los huéspedes de una habitación, se procede con el proceso de limpieza por parte del personal encargado.

Para la creación de las solicitudes en Oneplace, y que estas aparezcan para el personal asignado, se deben crear desde el módulo "Ama de llaves"..

Podemos hacerlas desde el módulo "Listado", y dar clic al botón "Nueva solicitud"

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Los datos que solicita para crear las solicitudes, son:

Tipo.- Se elije si será de mantenimiento o limpieza.
Responsable.- En este caso, podemos elegir al usuario responsable de esta solicitud.
Habitación.- Número de habitación que se desea atender.
Fecha y hora.- Oneplace asigna la hora en la que se crea de manera automática.
Descripción.- En este apartado, podemos describir datos generales de esta habitación.
Estatus.- Elegir el estatus en el que se encuentra la habitación, Oneplace ofrece varios (vacía limpia, vacía sucia, ocupada limpia, ocupada sucia, ocupada no desea limpieza, etc.)
Supervisada.- Este botón sirve para cambiar cuando esta habitación ya fue supervisada por el encargado.

Se da clic al botón “Crear”.

Cuando se crean, Oneplace muestra una pestaña, que permite adjuntar fotografías para evidenciar el estado de la habitación.

Solo elegimos la pestaña "Fotografías", y clic al botón "Seleccionar fotografía" para buscar el archivo guardado en nuestro equipo.

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Y al finalizar, damos clic al botón** "Guardar"**. Con ello se crea una etiqueta en nuestro mapa de habitaciones, visible para que el personal encargado de limpieza, vea la solicitud y pueda realizar el servicio.

Question 3

Complementos de pago

Accepted Answer

Para la emisión de las facturas parcialidades o diferido, y a su vez, administrar los pagos que se requieran de estas mismas, el proceso es similar.

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La diferencia es en el seleccionar en el método de pago, PPD (parcialidades o diferido). Y todas las facturas generadas bajo ese concepto, tendrán un botón adicional para administrar los pagos recibidos, en la columna de "Opciones".

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Una vez ingresemos al módulo, podemos observar y administrar los pagos otorgados a esa Factura principal, el total de la factura y el saldo insoluto, este es el resultado del importe total menos los importes totales de los complementos generados.

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Para generar un nuevo pago, damos clic al botón "Nuevo pago".

Se captura lo siguiente:

Parcialidad.- El folio lo genera de manera automática.
Forma de pago.- Elegir la forma de pago, que identifica a este pago en especial.
Importe.- Importe que se desea facturar.
Fecha.- Oneplace asigna de manera automática el día y hora de creación.
Hora.- Así mismo como fecha, la hora se toma, al momento que se da clic al botón "Nuevo pago".

Al concluir la captura se da clic al botón verde "Registrar pago".

La siguiente pantalla nos mostrará el saldo actualizado y los pagos generados.

Question 4

Tarifas

Accepted Answer

La creación nos permite asignar un precio a nuestras distintas habitaciones, durante un cierto periodo de tiempo y bajo ciertas circunstancias.

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Para crear una nueva tarifa, damos clic al botón “Nuevo”.

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Los campos que nos pide son los siguientes:

Plan.- Elegir el plan que va a tener esta tarifa. (Ver articulo Planes).

Nombre de tarifa.- Asignar el nombre de la tarifa para fácil ubicación, es importante que el nombre sea claro y describa las condiciones generales para que las personas encargadas de realizar las reservaciones puedan ubicar las reservaciones futuras.

Español
Ingles

Descripción.- Una breve descripción de esta tarifa. (dato no obligatorio)

Español
Ingles

Restricciones.- Una breve lista o especificación de las restricciones. (dato no obligatorio)

Español
Ingles

Días que aplica.- Seleccionar los días de la semana en los cuales esta tarifa va a funcionar, los días que no se alisten, cuando se desee agregar una reservación a una habitación en este día, no lo va a permitir.

¿Es promoción?- Se elige si esta tarifa es de promoción o no.

¿Acepta promociones contiguas?- Si permite otras promociones de tarifas.

Fecha límite de reserva.- Se elige el ultimo día para la elaboración de reservas que tendrán estas tarifas.

Fecha inicio.- Día en el cual inicia la tarifa.

Fecha final.- Ultimo día que es válida esta tarifa.

Estatus.- Activar o desactivar la validez de esta tarifa.

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Al concluir la captura, se da clic al botón “Crear” y una vez creado, habilita en la parte superior las pestañas con los nombres de nuestros tipos de habitaciones con los que cuenta el hotel (Ver tipos de habitación).

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Al dar clic en cada una de las pestañas con los nombres de nuestros tipos de habitación, nos habilita la captura de “Precio”.

Se captura el importe por noche que tendrá esa habitación. Una vez capturado el importe, se da clic al botón “Guardar”.

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Cuando se concluya la captura de los importes, regresar a la pestaña “Generales” y dar clic al botón “Guardar”.

Question 5

Edificios

Accepted Answer

La creación de edificios, nos permite definir las amenidades que tiene nuestro hotel, para posteriormente ubicar las habitaciones, si se encuentran en diferentes edificios o cabañas, según las características del hotel.

Para agregar un nuevo edificio, se da clic al botón “Nuevo”:

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Nombre del edificio.- Designar algún nombre para ubicaros. Podemos escribirlo en dos idiomas, para nuestros huéspedes extranjeros.

Español
Ingles

Descripción.- En este apartado redactar una breve descripción del edificio. Podemos escribirlo en dos idiomas, para nuestros huéspedes extranjeros. Es opcional.

Español
Ingles

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Después que registremos los edificios, estas pueden ser editadas, eliminadas o activas o desactivarlas por algún periodo de tiempo, usando la barra de estatus.

Question 6

Turnos

Accepted Answer

Realizar este proceso, se debe realizar al inicio del dia laboral y al momento de concluir.

Para abrir nuestro turno, damos clic en el módulo "Turno".

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Después en "Nuevo", y la ventana que nos va a mostrar solicita lo siguiente:

Turno.- En lista los distintos números de los turnos, previamente agregados por el administrador (Ver articulo).

Cargo inicial.- Capturar el importe que estamos recibiendo por el turno anterior, se sugiere que sea la cantidad en efectivo.

Con esos datos, se da clic al botón "Guardar". Y listo¡

Podemos cerrar sesión del sistema y proceder a realizar otras actividades .

Si se desea se puede iniciar sesión nuevamente y realizar procesos en Oneplace sin problemas.

Pero es importante que al concluir el horario laboral, si cerrar nuestro turno.

Question 7

Crédito a clientes

Accepted Answer

Oneplace permite la asignación de crédito a clientes, podemos asignarlos agencias de viajes o empresas con las cuales el hotel tenga algún convenio.

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Sino lo tiene asignado, editamos el registro y lo activamos,

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Le damos clic al botón "Guardar", y volvemos a buscar ese cliente,

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Nos ubicamos en la pestaña "Linea de crédito",

Monto de linea de crédito.- Asignamos un monto máximo.
Comentarios de linea de crédito.- Agregamos algún dato adicional.
Fecha.- Inicio del crédito.
Saldo.- En este apartado se agregan los importes, correspondientes a los abonos que el cliente nos otorgue.

Una vez se termine de asignar el importe máximo al cliente, se da clic al botón "Guardar", caso contrario al botón "Cancelar".

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Administrar los créditos de un cliente.

Cuando asignamos algún importe en los estados de cuenta, de los clientes, bajo el concepto de "Crédito", y se pueden revisar los registros, en la pestaña de "Linea de crédito".

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Cuando capturamos el importe que el cliente nos envía, en el campo de "Saldos", podemos observar que el adeudo del cliente se modifica y el importe asignado anteriormente,

Question 8

Check-out

Accepted Answer

Para poder realizar este proceso, el saldo del huésped, debe estar en $0, es decir, este huésped no debe tener ningún adeudo hacia el hotel, caso contrario, Oneplace no nos permite realizar el proceso de "Check-out".

Teniendo esto en cuenta, vamos a "Estado de cuenta", de la reservación deseada, y buscamos el icono de "Realizar Check out"

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Confirmamos el proceso dando clic al botón "Si".

Y confirmando nuevamente en el botón "Aceptar". Y nos mostrará de manera automática el "Estado de cuenta" para que podamos imprimirlo y dárselo al huésped.

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Y el proceso es sencillo, solo dando clic al botón "Check-out".

Question 9

Catálogo de huespedes

Accepted Answer

Oneplace permite administrar un catalogo de prospecto, huéspedes y clientes.

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Con el catalogo creado, podemos activar y/o desactivar los registros según lo deseemos, en la columna de opciones hay dos botones, "Edición" y la de "Status", dando clic sobre ella, lo que permite cambiar el status según lo requiramos:

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El catalogo de huéspedes, se va alimentando de las reservaciones generadas y si lo desean, se pueden dar de alta.

Para modificar o actualizar algun dato, damos clic a la herramienta "Editar", y nos apertura la posibilidad de modificarlos:

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Para dar de alta un nuevo huésped, al registro, damos clic al botón "Nuevo":

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Los datos son:

Nombre completo.- Nombre del huésped.
Teléfono.- Números de contacto del huésped.
Dirección.- Domicilio del huésped.
País.- País de origen.
Estado.- Estado del país de origen.
Ciudad.- Ciudad de origen.
Código postal.- Identificador del domicilio.
Email.- Correo electrónico del huésped, para envió de confirmaciones de reserva.
Fecha de nacimiento.- Este dato es opcional, si se desea no se agrega.
Sexo.- Este dato es opcional, si se desea no se agrega.

Al terminar la captura de los datos, se da clic al botón "Guardar"

Question 10

Cambios de habitación

Accepted Answer

Durante la estancia de un huésped, pueden suceder eventos que nos obliguen a realizar cambio de habitación en los huéspedes.

Oneplace nos ofrece esta posibilidad. Para realizarlo, el proceso es sencillo. Buscamos la sección "Reservaciones", el módulo "Cambio de habitación":

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En el filtro podemos realizar la búsqueda con el nombre del huésped o folio de reservación:

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El sistema nos muestra lo siguiente:

Fecha de entrada.- Fecha de cambio de habitación.

Hora de entrada.- Horario del cambio de habitación.

Unidad.- En este apartado las habitaciones que nos mostrará son las disponibles y que comparten el mismo tipo de habitación.

Nota-No podemos realizar en este módulo cambios de habitaciones de "Sencilla" a "Doble", por ejemplo.

Tipo de unidad.- Nos muestra el tipo de habitación.

Motivos del cambio.- Describir el motivo por el cual se realiza este evento.

Una vez realizado los cambios, se da clic al botón "Guardar".