Question 1

Facturación libre

Accepted Answer

Facturación libre

Oneplace nos permite generar facturas libres, es decir, que estén o no relacionadas con una estancia. Podemos elegir los productos y/o servicios, del catalogo del SAT.

Vamos al módulo "Facturas libres"

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Damos clic al botón "Nuevo" , la siguiente ventana nos permite capturar la información fiscal del cliente o si ya existe, elegirla desde el catálogo (Ver articulo)

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Damos clic al botón "Guardar y siguiente":

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La siguiente pestaña, nos permite capturar datos complementarios para la emisión de la factura:

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Se captura la información complementaria y se da clic "Guardar y siguiente". El siguiente proceso es para la creación de los productos y/o servicios de manera individual, tomados del catalogo emitido por el SAT.

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Los datos que solicita por concepto son:

Cantidad.- Cantidad de articulos y/o servicios.
Concepto.- Capturar el concepto que se requiera facturar, si ese concepto no se encuentra en el catalogo, la recomendación es buscar el que mas se asemeje, con la finalidad de que nos elija la clave.
Clave concepto.- Folio identificador del concepto, tomado del catalogo del SAT.
Unidad.- Se elige la unidad del concepto, tomados del catalogo del SAT.
Precio unitario.- Importe que tiene el concepto de manera individual.

Una vez capturados todos los conceptos, pueden ser varios, dar clic al botón "Siguiente":

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La siguiente pestaña, nos permite la captura de los impuestos, si es solo IVA, se confirma dando clic al botón verde "Guardar".

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Si nuestra factura, va a requerir algún impuesto adicional, se da clic al botón "Nuevo":

Clave.- Identificador del impuesto.
Concepto.- Nombre del impuesto.
Tasa.- Tasa del impuesto.
Importe.- Importe correspondiente al impuesto, si es necesario se puede modificar, en caso de ser necesario.

La siguiente ventana, al igual que por Check-out, nos muestra la vista previa de la factura, para efectos de confirmación.

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Y si se desea emitir, se da clic al botón "Crear factura digital".

Question 2

Huespedes en casa

Accepted Answer

Desde este módulo podemos observar las habitaciones ocupadas y a los huéspedes que las ocupan.

Al abrir el módulo nos mostrará una vista detallada, al igual que se puede imprimir un reporte en formato PDF para una mejor administración.

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Para visualizar los detalles de la habitación, se da clic al botón “Revisar”, para obtener una vista detallada de la reservación.

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Y para obtener un desglose de los servicios asignados a este huésped, se da clic al botón “Servicios Incluidos”.

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En la parte inferior de la pantalla nos mostrara a detalle la reservación, para agregar algún producto y/o servicio, dar clic a “Ver estado de cuenta”.

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Una vez elegido, nos aparece en la barra inferior el desglose de los anticipos recibidos y productos y/o servicios anteriormente agregados. Dar clic al botón “Cargo a cuenta”, para buscar el deseado, previamente registrados (Ver articulo de Productos y/o servicios).

Producto/servicio.- Capturar el producto deseado, una vez se escribe, el sistema localiza el articulo según lo que se escriba en el campo.

Precio.- Aparece el precio asignado a este artículo, puede modificarse si así lo desea el usuario.

Descripción.- Muestra la información capturada en este campo.

Cantidad.- Modificar la cantidad de artículos que se le agregaran al huésped.

Descuento.- Capturar el importe que se le desea descontar y lo aplicará en el importe de precio. (no obligatorio).

Total.- Muestra el importe total de los artículos.

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Y se da clic al botón "Aplicar cargo" para guardar los cambios.

Question 3

Nuevas reservaciones (Parte 2)

Accepted Answer

Con la tarifa confirmada, damos clic al botón “Reservar ahora”. La ventana que nos muestra nos permite capturar los datos del huésped:

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Huésped.- Nombre completo del huésped, si es un cliente nuevo, se captura completo, si ya lo tenemos previamente capturado, una vez se empiece a escribir, nos va a mostrar los que coincidan con lo escrito en el sistema. (dato obligatorio).
Email.- Correo electrónico del huésped, a esta dirección le llegara al futuro huésped, la confirmación de la reserva. (dato obligatorio).
Teléfonos.- Teléfonos de contacto del huésped.
Tarjeta de crédito (número).- Se capturan los datos de la tarjeta de crédito. Solo a nivel informativo, el sistema no esta conectado con el sistema bancario, no hará el descuento en la cuenta del huésped.
Valido hasta (Valid Thru).- Periodo de validez de la tarjeta. (Este campo solo aparece cuando se empieza a capturar la tarjeta de crédito).
CVV.- Ultimo digito de la tarjeta del huésped. (Este campo solo aparece cuando se empieza a capturar la tarjeta de crédito).

Anticipos y descuentos

Esta sección permite al hotel el registro de anticipos solicitados al huésped, previos al “Check-in”.

Forma de pago.- Nos permite la captura de diferentes formas de pago (efectivo, crédito, débito, transferencia, descuento)
Anticipo.- Importe del anticipo.
Referencia.– Referencia de este anticipo.
Observaciones.- Algún dato adicional relacionado a este anticipo y / o reservación.

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Una vez concluida la captura, se da clic al botón “Reservar”. El sistema nos asigna el folio de esta reservación, al dar clic al botón “Aceptar”, nos va a regresar a la pantalla principal.

SI damos clic al botón “Imprimir”, nos abre en otra pestaña el formato de confirmación de reservación en formato PDF.

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(Ver articulo anterior)

Question 4

Edificios

Accepted Answer

La creación de edificios, nos permite definir las amenidades que tiene nuestro hotel, para posteriormente ubicar las habitaciones, si se encuentran en diferentes edificios o cabañas, según las características del hotel.

Para agregar un nuevo edificio, se da clic al botón “Nuevo”:

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Nombre del edificio.- Designar algún nombre para ubicaros. Podemos escribirlo en dos idiomas, para nuestros huéspedes extranjeros.

Español
Ingles

Descripción.- En este apartado redactar una breve descripción del edificio. Podemos escribirlo en dos idiomas, para nuestros huéspedes extranjeros. Es opcional.

Español
Ingles

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Después que registremos los edificios, estas pueden ser editadas, eliminadas o activas o desactivarlas por algún periodo de tiempo, usando la barra de estatus.

Question 5

Check-out

Accepted Answer

Para poder realizar este proceso, el saldo del huésped, debe estar en $0, es decir, este huésped no debe tener ningún adeudo hacia el hotel, caso contrario, Oneplace no nos permite realizar el proceso de "Check-out".

Teniendo esto en cuenta, vamos a "Estado de cuenta", de la reservación deseada, y buscamos el icono de "Realizar Check out"

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Confirmamos el proceso dando clic al botón "Si".

Y confirmando nuevamente en el botón "Aceptar". Y nos mostrará de manera automática el "Estado de cuenta" para que podamos imprimirlo y dárselo al huésped.

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Y el proceso es sencillo, solo dando clic al botón "Check-out".

Question 6

Finalizar solicitudes

Accepted Answer

Una vez que el personal encargado de la limpieza, finaliza de atender, es necesario cambiar el estatus de estas en el sistema.

Para hacerlo, damos clic en "Listado", y buscamos el folio asignado.

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Una vez elegido, damos clic al botón "Terminar solicitud",

Debemos cambiar el estatus y posteriormente se elige si fue supervisada o no.

Y se da clic al botón "Terminar", para concluir esta solicitud.

Otra forma para concluir estas solicitudes, es desde el mapa de "Planeación".

Elegimos el marcador, que indica la solicitud abierta, y se da clic.

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Posteriormente Oneplace permite modificar los datos de la solicitud y a su vez, adjuntar fotografías para evidenciar la finalización.

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Y damos clic al botón "Guardar".

Question 7

Control de egresos

Accepted Answer

Este módulo permite administrar los gastos que se tengan en el hotel, por cualquier concepto, para registrarlo buscamos el módulo "Control de egresos".

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Folio.- El folio lo genera el sistema, una vez se guarde.
Fecha.- Fecha en la cual se genero este gasto.
Forma de pago.- Forma de pago en la cual se liquido o genero este gasto.
Descripción.- Asignamos un nombre general para este gasto.

Al finalizar esta captura se da clic al botón "Continuar", y con esto nos apertura la posibilidad de capturar el desgloce de los articulos adquiridos:

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En la columna de descripción se escribe el articulo adquirido y a su lado en la columna monto, el importe correspondiente.

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Al finalizar la captura de todos los artículos, se da clic al botón "Guardar".

Oneplace nos muestra el registro guardado y si deseamos editar la información.

Exportar reportes

Para generar los reportes que nos permitan revisar los gastos generados durante un periodo de tiempo, usamos las herramientas de calendario para fijar una de inicio y fin y damos clic al botón "Buscar".

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Y si deseamos exportarlo en formato, excel, damos clic al botón "Exportar excel". Y se elige la carpeta en donde deseemos se guarde.

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Question 8

Productos y / o servicios

Accepted Answer

La creación de estos artículos nos permite asignarlos a los estados de cuenta de nuestros huéspedes, para su cargo y ajuste.

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Para crear un nuevo, damos clic al botón "Nuevo":

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Nombre del producto / servicio.– Nombre del producto y o servicio.
- Español
- Ingles
Descripción.- Datos adicionales de este producto y/o servicio.
- Español
- Ingles

Tipo.- Se selecciona el tipo de articulo que estamos creando.

Precio.- Se asigna un importe a este artículo, sin embargo, cuando se agregue como cargo a la habitación, este importe puede cambiar si así lo desean.

Lista de impuestos aplicables.- Es importante asignar al menos un impuesto al artículo, sin embargo, no es obligatorio asignar dos, esta asignación depende del artículo.

¿Maneja inventario?- Activar esta sección permitirá asignar una cantidad mínima de artículos que se deben tener en el hotel, así mismo, se pueden agregar una cantidad mayor o menor, durante el uso.

Estatus.- Si este articulo esta o no disponible durante un periodo de tiempo.

Al finalizar la captura, se da clic al botón “Crear”.

Agregar artículos al inventario

Para agregar una cantidad según se adquieran para su uso. Se ubica el botón de "Inventario", Oneplace nos muestra una ventana con los siguientes datos:

Producto/servicio.- Nombre del articulo.
Inventario actual.- La cantidad actual del articulo.
Cantidad.- En esta sección capturamos la cantidad de artículos que se acaban de adquirir y/o eliminar
Movimiento.- Si se adquieren se elige de entrada, y si se darán de baja, elegimos salida.
Descripción.- Registramos el motivo que avale este cambio en el inventario.

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Y al finalizar, se da clic en "Guardar".

Question 9

Catálogo de clientes

Accepted Answer

Oneplace te permite la captura de los datos fiscales de los clientes, que soliciten la emisión de facturas, si así lo desean.

El proceso es sencillo, ubicamos el módulo "Catálogos" y después "Clientes":

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Los datos que solicita son los siguientes:

En la sección a la derecha, Oneplace permite agregar el logo del cliente, solo se da clic al botón de "Seleccionar archivo", para ubicar el archivo en el equipo.

Al concluir la captura, se da clic al botón "Crear".

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Una vez creado el registro, podemos dar clic al botón "Editar", y observamos en la parte superior dos pestañas:

Facturas.- Nos mostrara un registro de todas las facturas emitidas al cliente.
Linea de crédito.- Se administra el importe de crédito asignado al cliente, así como los abonos, y esta pestaña solo aparece si activamos esta opción en la pestaña de "Datos generales". (Ver articulo relacionado)

Question 10

Configuración de certificados

Accepted Answer

Para configurar los certificados digitales para la emisión de facturas (En caso de que el hotel contrate los folios), el proceso es muy sencillo.

Para realizar la configuración, dar clic a “Datos fiscales” y después en “Certificados de Facturación CFDI’s”.

Y el campo que nos aparece es el de nuestro hotel, para agregar los certificados, se da clic al botón “Editar”.

Archivo certificado.- Dar clic al botón “Buscar”, nos apertura las carpetas de nuestro equipo y buscaremos el archivo de certificado, donde lo tengan almacenado.

Archivo llave privada.- Dar clic al botón “Buscar” para localizar el archivo en las carpetas y elegirlo.

Llave privada.- Capturar la contraseña (Proporcionada por el SAT).

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Al finalizar la captura se da clic al botón “Guardar”.