Question 1

Cambios de habitación

Accepted Answer

Durante la estancia de un huésped, pueden suceder eventos que nos obliguen a realizar cambio de habitación en los huéspedes.

Oneplace nos ofrece esta posibilidad. Para realizarlo, el proceso es sencillo. Buscamos la sección "Reservaciones", el módulo "Cambio de habitación":

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En el filtro podemos realizar la búsqueda con el nombre del huésped o folio de reservación:

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El sistema nos muestra lo siguiente:

Fecha de entrada.- Fecha de cambio de habitación.

Hora de entrada.- Horario del cambio de habitación.

Unidad.- En este apartado las habitaciones que nos mostrará son las disponibles y que comparten el mismo tipo de habitación.

Nota-No podemos realizar en este módulo cambios de habitaciones de "Sencilla" a "Doble", por ejemplo.

Tipo de unidad.- Nos muestra el tipo de habitación.

Motivos del cambio.- Describir el motivo por el cual se realiza este evento.

Una vez realizado los cambios, se da clic al botón "Guardar".

Question 2

Control de egresos

Accepted Answer

Este módulo permite administrar los gastos que se tengan en el hotel, por cualquier concepto, para registrarlo buscamos el módulo "Control de egresos".

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Folio.- El folio lo genera el sistema, una vez se guarde.
Fecha.- Fecha en la cual se genero este gasto.
Forma de pago.- Forma de pago en la cual se liquido o genero este gasto.
Descripción.- Asignamos un nombre general para este gasto.

Al finalizar esta captura se da clic al botón "Continuar", y con esto nos apertura la posibilidad de capturar el desgloce de los articulos adquiridos:

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En la columna de descripción se escribe el articulo adquirido y a su lado en la columna monto, el importe correspondiente.

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Al finalizar la captura de todos los artículos, se da clic al botón "Guardar".

Oneplace nos muestra el registro guardado y si deseamos editar la información.

Exportar reportes

Para generar los reportes que nos permitan revisar los gastos generados durante un periodo de tiempo, usamos las herramientas de calendario para fijar una de inicio y fin y damos clic al botón "Buscar".

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Y si deseamos exportarlo en formato, excel, damos clic al botón "Exportar excel". Y se elige la carpeta en donde deseemos se guarde.

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Question 3

Cotizaciones y prospectos

Accepted Answer

Durante la operación del hotel, tenemos sucesos en los cuales nos solicitan una cotización, ya que los prospectos generalmente quieren saber el precio que les ofrecemos para realizar comparaciones,

Para realizar una cotización el proceso es igual al de la realización de reservaciones, pero para cotizar, damos clic al botón "Cotizar",

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Datos a capturar.-

Huésped.- Nombre del prospecto
Email.- Correo electrónico para el envío de la o las cotizaciones.
Teléfonos.- Números de contacto.
Comentarios.- Información adicional de este prospecto o cotización.
Idioma para la cotización.- Podemos elegir cambiar el idioma de la cotización a ingles, si nuestro prospecto es extranjero.

Al concluir la captura de información, se da clic al botón "Cotizar", y con ello, el sistema envía vía correo la cotización al prospecto.

Con la cotización creada, el color que aparece para identificarlas en el mapa de disponibilidad, es en color gris, con la finalidad de que se identifiquen de las estancias y reservaciones.

Para modificar algún dato del prospecto, lo buscamos con la herramienta de búsqueda, y damos clic al botón "Modificar prospecto":

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De igual forma podemos observar las cotizaciones realizadas al prospecto, dando clic al botón "Cotizaciones":

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Con el botón de "Editar"; modificamos la información del prospecto:

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Modificando los datos deseados, se da clic al botón "Guardar":

Question 4

Reservaciones canceladas

Accepted Answer

Desde este módulo podrán observar un listado de todas las reservaciones canceladas en un periodo de tiempo deseado.

Para verlo damos clic al módulo "Reservaciones" y después en "Canceladas".

Elegir la fecha de inicio y fecha final de este reporte.

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Los datos que muestra son:

Folio de reservación
Recepcionista
Tipo
Fecha y hora de reservación
Fecha y hora de cancelación
Habitación
Huésped
Importe

Question 5

Planes

Accepted Answer

La creación de los planes, permiten al hotel agregar servicios y/o productos que pueden estar incluidos en la habitación.

Para agregar un nuevo plan, se da clic al botón “Nuevo”:

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Los datos que nos pide son los siguientes:

Nombre.- Nombre de este plan. Podemos escribirlo en dos idiomas, para nuestros huéspedes extranjeros.

Español
Ingles

Descripción del plan.- Breve descripción de este plan. Podemos escribirlo en dos idiomas, para nuestros huéspedes extranjeros. Es opcional.

Español
Ingles

Estatus.- Se puede activar o desactivar el plan, según se requiera tener habilitado.

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Al finalizar la captura de la información requerida, se da clic en el botón “Crear”, y una vez guardado, nos habilita en la parte superior la pestaña “Servicios incluidos”.

En esta pestaña, se agregan los productos y/o servicios.

Dar clic al botón Agregar, y nos mostrará una ventana:

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Producto / servicio: Elegir el producto y/o servicio. Mostrará los que previamente se registren en el módulo de productos y/o servicios (Ver articulo Productos y servicios).

Cantidad: Elegir la cantidad de ese producto que será incluido sin costo para el huésped. Este campo se recomienda para productos.

Monto: Elegir el monto de ese servicio que será incluido sin costo para el huésped. Este campo se recomienda para servicios.

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Una vez agregados los artículos se pueden editar las cantidades o eliminarlos según se desee.

Dato importante: Los artículos que se agreguen en el plan, todas las reservaciones que se realicen, bajo este plan, deberán agregarse los artículos a través del módulo de “Estado de cuenta”, en el espacio de “Cargo a cuenta”.

Question 6

Políticas

Accepted Answer

Las políticas del hotel definen los términos y condiciones con los que el hotel cuenta, si acepta mascotas, horario de entrada y salida, etc.

Para agregarlas al sistema, el proceso es sencillo, dar clic al botón “Nueva”,

Nos va aparecer la ventana, donde pondremos lo siguiente:

Nombre de la política.- El título de la política del hotel. Podemos escribirlo en dos idiomas, para nuestros huéspedes extranjeros.

Descripción.- En este apartado redactar los términos y condiciones en relación a la política. Podemos escribirlo en dos idiomas, para nuestros huéspedes extranjeros.

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Después que registremos las políticas, estas pueden ser editadas, eliminadas o activas o desactivarlas por algún periodo de tiempo, usando la barra de estatus

Question 7

Tarifas

Accepted Answer

La creación nos permite asignar un precio a nuestras distintas habitaciones, durante un cierto periodo de tiempo y bajo ciertas circunstancias.

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Para crear una nueva tarifa, damos clic al botón “Nuevo”.

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Los campos que nos pide son los siguientes:

Plan.- Elegir el plan que va a tener esta tarifa. (Ver articulo Planes).

Nombre de tarifa.- Asignar el nombre de la tarifa para fácil ubicación, es importante que el nombre sea claro y describa las condiciones generales para que las personas encargadas de realizar las reservaciones puedan ubicar las reservaciones futuras.

Español
Ingles

Descripción.- Una breve descripción de esta tarifa. (dato no obligatorio)

Español
Ingles

Restricciones.- Una breve lista o especificación de las restricciones. (dato no obligatorio)

Español
Ingles

Días que aplica.- Seleccionar los días de la semana en los cuales esta tarifa va a funcionar, los días que no se alisten, cuando se desee agregar una reservación a una habitación en este día, no lo va a permitir.

¿Es promoción?- Se elige si esta tarifa es de promoción o no.

¿Acepta promociones contiguas?- Si permite otras promociones de tarifas.

Fecha límite de reserva.- Se elige el ultimo día para la elaboración de reservas que tendrán estas tarifas.

Fecha inicio.- Día en el cual inicia la tarifa.

Fecha final.- Ultimo día que es válida esta tarifa.

Estatus.- Activar o desactivar la validez de esta tarifa.

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Al concluir la captura, se da clic al botón “Crear” y una vez creado, habilita en la parte superior las pestañas con los nombres de nuestros tipos de habitaciones con los que cuenta el hotel (Ver tipos de habitación).

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Al dar clic en cada una de las pestañas con los nombres de nuestros tipos de habitación, nos habilita la captura de “Precio”.

Se captura el importe por noche que tendrá esa habitación. Una vez capturado el importe, se da clic al botón “Guardar”.

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Cuando se concluya la captura de los importes, regresar a la pestaña “Generales” y dar clic al botón “Guardar”.

Question 8

Modificar reservaciones

Accepted Answer

Cuando algún huésped nos pide que modifiquemos su fecha de entrada o salida, o simplemente se da el caso en el cual deseamos cambiar algún dato de ella, el proceso es sencillo.

Vamos al módulo “Reservaciones” y después “Ver Todas”:

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Podemos localizar a la reservación a través de los distintos filtros en la parte superior, conociendo los siguientes datos:

Nombre del huésped
Habitación
Folio de la reservación
Status
Fecha inicio
Fecha Fin

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Una vez localizada la reservación deseada y damos clic al botón “Revisar”. Nos apertura los datos generales de la reservación y en la parte inferior los datos que podemos modificar:

Habitación
Entrada
Salida
Tarifa

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Modificamos los datos que deseamos y al concluir esta modificación, damos clic al botón “Guardar”.

Question 9

Registrar Pagos

Accepted Answer

Durante la estancia del huésped, podemos realizar el registro de los abonos que el huésped nos haga, previos a su "Check-out".

Damos clic al módulo "Estado de cuenta", ubicamos al huésped y buscamos el botón de "Ver estado de cuenta".

Y en la parte inferior, aparece los datos generales de la reservación, damos clic a "Ver estado de cuenta".

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Y en la parte inferior, nos muestra el detalle del estado de cuenta, damos clic al botón "Abonar".

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Nos apertura una ventana, en la cual podemos registrar el importe recibido.

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Liquidar saldo

Cuando un huésped requiere hacer el pago total de su adeudo, es sencillo. Haciendo el proceso anterior, solo con una diferencia.

Se da clic al cuadro "Liquidar saldo" y con ello, en el campo de "Monto", automáticamente aparece el importe total que el huésped adeuda.

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Se captura algun dato adicional en el campo "Referencia", y se da clic en "Aplicar abono".

Question 10

Devoluciones

Accepted Answer

Muchas veces en el hotel, se presentan situaciones en las cuales, el huésped ya pago ciertos servicios, que al final no son realizados o por el contrario, deja el hotel días antes de lo previsto y se debe realizar la devolución del importe recibido.

El proceso es muy sencillo, en la parte inferior, damos clic al botón "Devolución".

Se elige la forma en la cual se realiza la devolución (efectivo, débito, etc)

Y se captura el importe a regresar y da clic en "Aplicar devolución".

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Al finalizar se revisa el saldo para confirmar