Q: Facturación Check-Out

El proceso para generar facturas por "Check-out" , solo toma 4 sencillos pasos, estas facturas agrupan el importe por concepto de servicios a la habitación y la estancia por noche. Nos posicionamos en el módulo "Facturación" y posteriormente en "Facturar Check-out" : https://j.gifs.com/MwmGXA.gif Oneplace mostrará todos los recibos, en los cuales ya tengan un estado de cuenta concluido por "Check-out" . Elegimos el estado de cuenta y damos clic al botón verde "Facturar" . https://j.gifs.com/817Vgm.gif La siguiente pestaña, nos solicita los datos fiscales del cliente, para emitir la factura. Elegimos al cliente (previamente registrado en el catálogo) ( Ver artículo ) https://j.gifs.com/oV91Kj.gif Damos clic a "Guardar y continuar" . La siguiente pestaña es para capturar y confirmar datos complementarios solicitados por el SAT. https://j.gifs.com/k8V1KX.gif Una vez que se capturen los datos complementarios (solicitar la confirmación con el cliente) , damos clic a "Guardar y continuar" . https://j.gifs.com/oV91KK.gif Esta última pantalla, nos mostrará una vista previa de la factura, con el propósito de confirmar si lo capturado esta correcto. De ser así damos clic al botón "Crear factura digital" . https://j.gifs.com/vlz6N0.gif Y al finalizar, nos mostrará que la factura ha sido realizada y podemos descargar los documentos (PDF y XML), y también enviarlos vía correo al cliente.

Question 1

Configuracion

Accepted Answer

El primer proceso que hay que realizar es ir a "Configuración", y posteriormente a "Tu hotel".

Y nos mostrará al inicio solo una pestaña "Hotel", en la cual nos pedirá los datos generales de nuestro hotel:

Nombre del hotel.- Ingresamos el nombre comercial del hotel. El sistema nos permite ingresar el nombre en dos idiomas.

Español
Ingles

Categoría.- La categoría a la que nuestro hotel pertenece. Al igual que el nombre, nos permite ingresarlo en ambos idiomas.

Español
Ingles

Descripción.- En esta sección podemos ingresar una breve descripción de nuestro hotel, características, etc.

Español
Ingles

Zona horaria.- En esta sección debemos elegir la zona horaria a la que pertenecemos.

Hora salida.- Elegir el horario de salida es de suma importancia, ya que si pasado 1 minuto del horario elegido, no se le ha dado "Check-out" al huésped, el sistema automáticamente procesara la siguiente noche al estado de cuenta.

Hora entrada.- Elegir este horario indicará al huésped el horario de ingreso, este dato estará impreso en la hoja de "Check-in".

Teléfonos.- Ingresar los teléfonos de contacto del hotel.

Contacto.- En este campo podemos ingresar el nombre del contacto para realizar las reservaciones, gerente, etc.

Email.- Correo electrónico del hotel, de preferencia el usado para recibir reservaciones.

Razón Social.- Razón social del hotel, usado para la emisión de facturas.

RFC.- Registro Federal de Contribuyentes, proporcionado por el sistema de administración tributaria.

Régimen CFDI.- Régimen fiscal al que pertenece el hotel, proporcionado por el sistema de administración tributaria.

País.- País donde esta ubicado el hotel.

Estado.- Estado de la república donde esta ubicado el hotel.

Ciudad.- Ciudad donde esta ubicado el hotel.

Dirección.- Indicación precisa del lugar donde esta ubicado el hotel.

Colonia.- Colonia en donde esta ubicado el hotel.

**Calle.- ** Espacio urbano lineal donde se ubica el hotel.

Cruzamientos.- Calles aledañas a la ubicación del hotel.

Número.- Número que indica el lugar preciso del hotel.

Código Postal.- Área geográfica donde se ubica el hotel.

**Notificar reservaciones.- ** El sistema nos avisa de la llegada de futuros huéspedes, podemos elegir que nos avise 1, 7 o 15 días antes del arribo.

Reservaciones.- Elegir el plan en el cual se van a realizar las reservaciones. (Ver articulo de planes).

Question 2

Facturación Check-Out

Accepted Answer

El proceso para generar facturas por "Check-out", solo toma 4 sencillos pasos, estas facturas agrupan el importe por concepto de servicios a la habitación y la estancia por noche.

Nos posicionamos en el módulo "Facturación" y posteriormente en "Facturar Check-out":

https://j.gifs.com/MwmGXA.gif

Oneplace mostrará todos los recibos, en los cuales ya tengan un estado de cuenta concluido por "Check-out". Elegimos el estado de cuenta y damos clic al botón verde "Facturar".

https://j.gifs.com/817Vgm.gif

La siguiente pestaña, nos solicita los datos fiscales del cliente, para emitir la factura. Elegimos al cliente (previamente registrado en el catálogo) (Ver artículo)

https://j.gifs.com/oV91Kj.gif

Damos clic a "Guardar y continuar".

La siguiente pestaña es para capturar y confirmar datos complementarios solicitados por el SAT.

https://j.gifs.com/k8V1KX.gif

Una vez que se capturen los datos complementarios (solicitar la confirmación con el cliente), damos clic a "Guardar y continuar".

https://j.gifs.com/oV91KK.gif

Esta última pantalla, nos mostrará una vista previa de la factura, con el propósito de confirmar si lo capturado esta correcto. De ser así damos clic al botón "Crear factura digital".

https://j.gifs.com/vlz6N0.gif

Y al finalizar, nos mostrará que la factura ha sido realizada y podemos descargar los documentos (PDF y XML), y también enviarlos vía correo al cliente.

Question 3

Check-In

Accepted Answer

El proceso de "Check-in" nos permite administrar la entrada del huésped al hotel, Oneplace lo hace en sencillos pasos.

En la pantalla superior, tenemos varios iconos incluyendo "Check-in", y el sistema nos va a solicitar dos datos, folio de la reservación o nombre del huésped.

Se escribe alguno de los dos datos si se tienen:

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Nos despliega dos pestañas mas:

Datos del cliente

Datos de los huéspedes (opcional)

En la pestaña de "Datos del cliente" nos aparece el nombre del huésped y a si mismo nos pregunta Cliente, y este campo nos permite asignar un "Cliente" con datos fiscales si al momento de darle la bienvenida, si este huésped requiere que se les genere factura de su estancia.

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Y en la pestaña de "Datos de los huéspedes" (opcional), podemos agregar los nombres de todos los huéspedes que se hospedaran en la habitación.

Ojo.- El sistema nos permite capturar los nombres de todos los huéspedes que usan la habitación y va de acuerdo a la capacidad máxima de la misma, realizada en la configuración del tipo de habitación (Ver articulo).

Este proceso es opcional. Al finalizar la captura, se da clic al botón "Check in"

Una vez terminado, Oneplace muestra mensaje de confirmación, si damos clic al botón "Aceptar", nos regresa a la ventana general.

Al dar clic al botón "Estado de cuenta", nos imprime este concepto.

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Y si damos clic al botón "Hoja de registro", nos muestra el formato de bienvenida al hotel , con los datos generales de la reservación, incluyendo horario de entrada y salida, así como las políticas previamente capturadas.

Question 4

Catálogo de huespedes

Accepted Answer

Oneplace permite administrar un catalogo de prospecto, huéspedes y clientes.

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Con el catalogo creado, podemos activar y/o desactivar los registros según lo deseemos, en la columna de opciones hay dos botones, "Edición" y la de "Status", dando clic sobre ella, lo que permite cambiar el status según lo requiramos:

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El catalogo de huéspedes, se va alimentando de las reservaciones generadas y si lo desean, se pueden dar de alta.

Para modificar o actualizar algun dato, damos clic a la herramienta "Editar", y nos apertura la posibilidad de modificarlos:

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Para dar de alta un nuevo huésped, al registro, damos clic al botón "Nuevo":

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Los datos son:

Nombre completo.- Nombre del huésped.
Teléfono.- Números de contacto del huésped.
Dirección.- Domicilio del huésped.
País.- País de origen.
Estado.- Estado del país de origen.
Ciudad.- Ciudad de origen.
Código postal.- Identificador del domicilio.
Email.- Correo electrónico del huésped, para envió de confirmaciones de reserva.
Fecha de nacimiento.- Este dato es opcional, si se desea no se agrega.
Sexo.- Este dato es opcional, si se desea no se agrega.

Al terminar la captura de los datos, se da clic al botón "Guardar"

Question 5

Inventario de habitaciones

Accepted Answer

Inventario de habitaciones

Para agregar un nuevo tipo, se da clic al botón “Nuevo”:

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Los datos que nos pide son los siguientes:

Número de habitación: Elegir el número de habitación.

Descripción.- Breve descripción de esta habitación y sus características. Podemos escribirlo en dos idiomas, para nuestros huéspedes extranjeros. Es opcional.

Español
Ingles

Edificio.- Elegir el edificio en donde esta ubicada esta habitación, el sistema nos mostrará los que previamente capturamos (Ver artículo de Edificios).

Zona.- Elegir la zona en donde está ubicada esta habitación, el sistema nos mostrará los que previamente capturamos (Ver artículo de Zonas).

Tipo de habitación.- Elegir el tipo de habitación asignada a esta, el sistema nos mostrará los que previamente capturamos (Ver artículo de Tipos de habitaciones).

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Después que registremos nuestro inventario, estas pueden ser editadas, eliminadas o activas o desactivarlas por algún periodo de tiempo, usando la barra de estatus.

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Nota: El sistema va a permitir dar de alta la cantidad de habitaciones, según las adquiridas en la licencia.

Question 6

Reporte de turnos

Accepted Answer

Este módulo permite a las recepcionistas registrar el horario en el que inician labores y a su vez, permite al administrador obtener un reporte detallado, de lo sucedido durante un turno en especifico.

Para poder visualizarlo, damos clic en "Turno" y nos mostrará todos los turnos cerrados y en el primer puesto, el turno actual (abierto)

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Los datos que muestra son los siguientes:

Folio

Fecha inicial

Fecha final

Cargo inicial

Presupuesto final

Estatus

La ultima columna nos permite imprimir este reporte, solo dando clic sobre el símbolo de "Excel".

Question 7

Solicitudes de limpieza

Accepted Answer

Durante el día y, mayormente, al realizar "Check-out", los huéspedes de una habitación, se procede con el proceso de limpieza por parte del personal encargado.

Para la creación de las solicitudes en Oneplace, y que estas aparezcan para el personal asignado, se deben crear desde el módulo "Ama de llaves"..

Podemos hacerlas desde el módulo "Listado", y dar clic al botón "Nueva solicitud"

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Los datos que solicita para crear las solicitudes, son:

Tipo.- Se elije si será de mantenimiento o limpieza.
Responsable.- En este caso, podemos elegir al usuario responsable de esta solicitud.
Habitación.- Número de habitación que se desea atender.
Fecha y hora.- Oneplace asigna la hora en la que se crea de manera automática.
Descripción.- En este apartado, podemos describir datos generales de esta habitación.
Estatus.- Elegir el estatus en el que se encuentra la habitación, Oneplace ofrece varios (vacía limpia, vacía sucia, ocupada limpia, ocupada sucia, ocupada no desea limpieza, etc.)
Supervisada.- Este botón sirve para cambiar cuando esta habitación ya fue supervisada por el encargado.

Se da clic al botón “Crear”.

Cuando se crean, Oneplace muestra una pestaña, que permite adjuntar fotografías para evidenciar el estado de la habitación.

Solo elegimos la pestaña "Fotografías", y clic al botón "Seleccionar fotografía" para buscar el archivo guardado en nuestro equipo.

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Y al finalizar, damos clic al botón** "Guardar"**. Con ello se crea una etiqueta en nuestro mapa de habitaciones, visible para que el personal encargado de limpieza, vea la solicitud y pueda realizar el servicio.

Question 8

Crédito a clientes

Accepted Answer

Oneplace permite la asignación de crédito a clientes, podemos asignarlos agencias de viajes o empresas con las cuales el hotel tenga algún convenio.

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Sino lo tiene asignado, editamos el registro y lo activamos,

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Le damos clic al botón "Guardar", y volvemos a buscar ese cliente,

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Nos ubicamos en la pestaña "Linea de crédito",

Monto de linea de crédito.- Asignamos un monto máximo.
Comentarios de linea de crédito.- Agregamos algún dato adicional.
Fecha.- Inicio del crédito.
Saldo.- En este apartado se agregan los importes, correspondientes a los abonos que el cliente nos otorgue.

Una vez se termine de asignar el importe máximo al cliente, se da clic al botón "Guardar", caso contrario al botón "Cancelar".

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Administrar los créditos de un cliente.

Cuando asignamos algún importe en los estados de cuenta, de los clientes, bajo el concepto de "Crédito", y se pueden revisar los registros, en la pestaña de "Linea de crédito".

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Cuando capturamos el importe que el cliente nos envía, en el campo de "Saldos", podemos observar que el adeudo del cliente se modifica y el importe asignado anteriormente,

Question 9

Edificios

Accepted Answer

La creación de edificios, nos permite definir las amenidades que tiene nuestro hotel, para posteriormente ubicar las habitaciones, si se encuentran en diferentes edificios o cabañas, según las características del hotel.

Para agregar un nuevo edificio, se da clic al botón “Nuevo”:

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Nombre del edificio.- Designar algún nombre para ubicaros. Podemos escribirlo en dos idiomas, para nuestros huéspedes extranjeros.

Español
Ingles

Descripción.- En este apartado redactar una breve descripción del edificio. Podemos escribirlo en dos idiomas, para nuestros huéspedes extranjeros. Es opcional.

Español
Ingles

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Después que registremos los edificios, estas pueden ser editadas, eliminadas o activas o desactivarlas por algún periodo de tiempo, usando la barra de estatus.

Question 10

Reservaciones a grupos (Parte 2)

Accepted Answer

Una vez tengamos elegidas las habitaciones y los distintos periodos de tiempo, podemos proceder con la modificación de las tarifas de todas y/o solo una habitación.

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Después de la modificación de las tarifas, se procede a la captura de los datos del huésped responsable de este grupo.

Los datos a capturar son los mismos que solicita para una reservación individual (Ver tutorial).

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Al finalizar la captura de los datos solicitados, damos clic al botón "Reservar para...(nombre grupo).

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El sistema nos muestra el mensaje de confirmación con el folio, si damos clic al botón "Aceptar", nos muestra un histórico de las reservaciones realizadas a este grupo.

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Los datos que nos muestra son:

Grupo.- Nombre del grupo
Descripción.- Información adicional del grupo.
Folio.- Numero que el sistema asigna al grupo (dato consecutivo).
Fecha.- Fecha de creación del grupo-
Cliente.- Podemos asignar un cliente, para la próxima emisión de facturas a este grupo.

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Si damos clic al botón "Guardar", el sistema envía un mensaje de confirmación con la generación de la reservación.

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