Question 1

Reporte de turnos

Accepted Answer

Este módulo permite a las recepcionistas registrar el horario en el que inician labores y a su vez, permite al administrador obtener un reporte detallado, de lo sucedido durante un turno en especifico.

Para poder visualizarlo, damos clic en "Turno" y nos mostrará todos los turnos cerrados y en el primer puesto, el turno actual (abierto)

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Los datos que muestra son los siguientes:

Folio

Fecha inicial

Fecha final

Cargo inicial

Presupuesto final

Estatus

La ultima columna nos permite imprimir este reporte, solo dando clic sobre el símbolo de "Excel".

Question 2

Finalizar solicitudes

Accepted Answer

Una vez que el personal encargado de la limpieza, finaliza de atender, es necesario cambiar el estatus de estas en el sistema.

Para hacerlo, damos clic en "Listado", y buscamos el folio asignado.

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Una vez elegido, damos clic al botón "Terminar solicitud",

Debemos cambiar el estatus y posteriormente se elige si fue supervisada o no.

Y se da clic al botón "Terminar", para concluir esta solicitud.

Otra forma para concluir estas solicitudes, es desde el mapa de "Planeación".

Elegimos el marcador, que indica la solicitud abierta, y se da clic.

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Posteriormente Oneplace permite modificar los datos de la solicitud y a su vez, adjuntar fotografías para evidenciar la finalización.

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Y damos clic al botón "Guardar".

Question 3

Catálogo de huespedes

Accepted Answer

Oneplace permite administrar un catalogo de prospecto, huéspedes y clientes.

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Con el catalogo creado, podemos activar y/o desactivar los registros según lo deseemos, en la columna de opciones hay dos botones, "Edición" y la de "Status", dando clic sobre ella, lo que permite cambiar el status según lo requiramos:

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El catalogo de huéspedes, se va alimentando de las reservaciones generadas y si lo desean, se pueden dar de alta.

Para modificar o actualizar algun dato, damos clic a la herramienta "Editar", y nos apertura la posibilidad de modificarlos:

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Para dar de alta un nuevo huésped, al registro, damos clic al botón "Nuevo":

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Los datos son:

Nombre completo.- Nombre del huésped.
Teléfono.- Números de contacto del huésped.
Dirección.- Domicilio del huésped.
País.- País de origen.
Estado.- Estado del país de origen.
Ciudad.- Ciudad de origen.
Código postal.- Identificador del domicilio.
Email.- Correo electrónico del huésped, para envió de confirmaciones de reserva.
Fecha de nacimiento.- Este dato es opcional, si se desea no se agrega.
Sexo.- Este dato es opcional, si se desea no se agrega.

Al terminar la captura de los datos, se da clic al botón "Guardar"

Question 4

Crédito a clientes

Accepted Answer

Oneplace permite la asignación de crédito a clientes, podemos asignarlos agencias de viajes o empresas con las cuales el hotel tenga algún convenio.

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Sino lo tiene asignado, editamos el registro y lo activamos,

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Le damos clic al botón "Guardar", y volvemos a buscar ese cliente,

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Nos ubicamos en la pestaña "Linea de crédito",

Monto de linea de crédito.- Asignamos un monto máximo.
Comentarios de linea de crédito.- Agregamos algún dato adicional.
Fecha.- Inicio del crédito.
Saldo.- En este apartado se agregan los importes, correspondientes a los abonos que el cliente nos otorgue.

Una vez se termine de asignar el importe máximo al cliente, se da clic al botón "Guardar", caso contrario al botón "Cancelar".

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Administrar los créditos de un cliente.

Cuando asignamos algún importe en los estados de cuenta, de los clientes, bajo el concepto de "Crédito", y se pueden revisar los registros, en la pestaña de "Linea de crédito".

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Cuando capturamos el importe que el cliente nos envía, en el campo de "Saldos", podemos observar que el adeudo del cliente se modifica y el importe asignado anteriormente,

Question 5

Cotizaciones y prospectos

Accepted Answer

Durante la operación del hotel, tenemos sucesos en los cuales nos solicitan una cotización, ya que los prospectos generalmente quieren saber el precio que les ofrecemos para realizar comparaciones,

Para realizar una cotización el proceso es igual al de la realización de reservaciones, pero para cotizar, damos clic al botón "Cotizar",

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Datos a capturar.-

Huésped.- Nombre del prospecto
Email.- Correo electrónico para el envío de la o las cotizaciones.
Teléfonos.- Números de contacto.
Comentarios.- Información adicional de este prospecto o cotización.
Idioma para la cotización.- Podemos elegir cambiar el idioma de la cotización a ingles, si nuestro prospecto es extranjero.

Al concluir la captura de información, se da clic al botón "Cotizar", y con ello, el sistema envía vía correo la cotización al prospecto.

Con la cotización creada, el color que aparece para identificarlas en el mapa de disponibilidad, es en color gris, con la finalidad de que se identifiquen de las estancias y reservaciones.

Para modificar algún dato del prospecto, lo buscamos con la herramienta de búsqueda, y damos clic al botón "Modificar prospecto":

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De igual forma podemos observar las cotizaciones realizadas al prospecto, dando clic al botón "Cotizaciones":

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Con el botón de "Editar"; modificamos la información del prospecto:

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Modificando los datos deseados, se da clic al botón "Guardar":

Question 6

Productos y / o servicios

Accepted Answer

La creación de estos artículos nos permite asignarlos a los estados de cuenta de nuestros huéspedes, para su cargo y ajuste.

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Para crear un nuevo, damos clic al botón "Nuevo":

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Nombre del producto / servicio.– Nombre del producto y o servicio.
- Español
- Ingles
Descripción.- Datos adicionales de este producto y/o servicio.
- Español
- Ingles

Tipo.- Se selecciona el tipo de articulo que estamos creando.

Precio.- Se asigna un importe a este artículo, sin embargo, cuando se agregue como cargo a la habitación, este importe puede cambiar si así lo desean.

Lista de impuestos aplicables.- Es importante asignar al menos un impuesto al artículo, sin embargo, no es obligatorio asignar dos, esta asignación depende del artículo.

¿Maneja inventario?- Activar esta sección permitirá asignar una cantidad mínima de artículos que se deben tener en el hotel, así mismo, se pueden agregar una cantidad mayor o menor, durante el uso.

Estatus.- Si este articulo esta o no disponible durante un periodo de tiempo.

Al finalizar la captura, se da clic al botón “Crear”.

Agregar artículos al inventario

Para agregar una cantidad según se adquieran para su uso. Se ubica el botón de "Inventario", Oneplace nos muestra una ventana con los siguientes datos:

Producto/servicio.- Nombre del articulo.
Inventario actual.- La cantidad actual del articulo.
Cantidad.- En esta sección capturamos la cantidad de artículos que se acaban de adquirir y/o eliminar
Movimiento.- Si se adquieren se elige de entrada, y si se darán de baja, elegimos salida.
Descripción.- Registramos el motivo que avale este cambio en el inventario.

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Y al finalizar, se da clic en "Guardar".

Question 7

Complementos de pago

Accepted Answer

Para la emisión de las facturas parcialidades o diferido, y a su vez, administrar los pagos que se requieran de estas mismas, el proceso es similar.

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La diferencia es en el seleccionar en el método de pago, PPD (parcialidades o diferido). Y todas las facturas generadas bajo ese concepto, tendrán un botón adicional para administrar los pagos recibidos, en la columna de "Opciones".

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Una vez ingresemos al módulo, podemos observar y administrar los pagos otorgados a esa Factura principal, el total de la factura y el saldo insoluto, este es el resultado del importe total menos los importes totales de los complementos generados.

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Para generar un nuevo pago, damos clic al botón "Nuevo pago".

Se captura lo siguiente:

Parcialidad.- El folio lo genera de manera automática.
Forma de pago.- Elegir la forma de pago, que identifica a este pago en especial.
Importe.- Importe que se desea facturar.
Fecha.- Oneplace asigna de manera automática el día y hora de creación.
Hora.- Así mismo como fecha, la hora se toma, al momento que se da clic al botón "Nuevo pago".

Al concluir la captura se da clic al botón verde "Registrar pago".

La siguiente pantalla nos mostrará el saldo actualizado y los pagos generados.

Question 8

Control de egresos

Accepted Answer

Este módulo permite administrar los gastos que se tengan en el hotel, por cualquier concepto, para registrarlo buscamos el módulo "Control de egresos".

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Folio.- El folio lo genera el sistema, una vez se guarde.
Fecha.- Fecha en la cual se genero este gasto.
Forma de pago.- Forma de pago en la cual se liquido o genero este gasto.
Descripción.- Asignamos un nombre general para este gasto.

Al finalizar esta captura se da clic al botón "Continuar", y con esto nos apertura la posibilidad de capturar el desgloce de los articulos adquiridos:

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En la columna de descripción se escribe el articulo adquirido y a su lado en la columna monto, el importe correspondiente.

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Al finalizar la captura de todos los artículos, se da clic al botón "Guardar".

Oneplace nos muestra el registro guardado y si deseamos editar la información.

Exportar reportes

Para generar los reportes que nos permitan revisar los gastos generados durante un periodo de tiempo, usamos las herramientas de calendario para fijar una de inicio y fin y damos clic al botón "Buscar".

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Y si deseamos exportarlo en formato, excel, damos clic al botón "Exportar excel". Y se elige la carpeta en donde deseemos se guarde.

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Question 9

Configuracion

Accepted Answer

El primer proceso que hay que realizar es ir a "Configuración", y posteriormente a "Tu hotel".

Y nos mostrará al inicio solo una pestaña "Hotel", en la cual nos pedirá los datos generales de nuestro hotel:

Nombre del hotel.- Ingresamos el nombre comercial del hotel. El sistema nos permite ingresar el nombre en dos idiomas.

Español
Ingles

Categoría.- La categoría a la que nuestro hotel pertenece. Al igual que el nombre, nos permite ingresarlo en ambos idiomas.

Español
Ingles

Descripción.- En esta sección podemos ingresar una breve descripción de nuestro hotel, características, etc.

Español
Ingles

Zona horaria.- En esta sección debemos elegir la zona horaria a la que pertenecemos.

Hora salida.- Elegir el horario de salida es de suma importancia, ya que si pasado 1 minuto del horario elegido, no se le ha dado "Check-out" al huésped, el sistema automáticamente procesara la siguiente noche al estado de cuenta.

Hora entrada.- Elegir este horario indicará al huésped el horario de ingreso, este dato estará impreso en la hoja de "Check-in".

Teléfonos.- Ingresar los teléfonos de contacto del hotel.

Contacto.- En este campo podemos ingresar el nombre del contacto para realizar las reservaciones, gerente, etc.

Email.- Correo electrónico del hotel, de preferencia el usado para recibir reservaciones.

Razón Social.- Razón social del hotel, usado para la emisión de facturas.

RFC.- Registro Federal de Contribuyentes, proporcionado por el sistema de administración tributaria.

Régimen CFDI.- Régimen fiscal al que pertenece el hotel, proporcionado por el sistema de administración tributaria.

País.- País donde esta ubicado el hotel.

Estado.- Estado de la república donde esta ubicado el hotel.

Ciudad.- Ciudad donde esta ubicado el hotel.

Dirección.- Indicación precisa del lugar donde esta ubicado el hotel.

Colonia.- Colonia en donde esta ubicado el hotel.

**Calle.- ** Espacio urbano lineal donde se ubica el hotel.

Cruzamientos.- Calles aledañas a la ubicación del hotel.

Número.- Número que indica el lugar preciso del hotel.

Código Postal.- Área geográfica donde se ubica el hotel.

**Notificar reservaciones.- ** El sistema nos avisa de la llegada de futuros huéspedes, podemos elegir que nos avise 1, 7 o 15 días antes del arribo.

Reservaciones.- Elegir el plan en el cual se van a realizar las reservaciones. (Ver articulo de planes).

Question 10

Planes

Accepted Answer

La creación de los planes, permiten al hotel agregar servicios y/o productos que pueden estar incluidos en la habitación.

Para agregar un nuevo plan, se da clic al botón “Nuevo”:

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Los datos que nos pide son los siguientes:

Nombre.- Nombre de este plan. Podemos escribirlo en dos idiomas, para nuestros huéspedes extranjeros.

Español
Ingles

Descripción del plan.- Breve descripción de este plan. Podemos escribirlo en dos idiomas, para nuestros huéspedes extranjeros. Es opcional.

Español
Ingles

Estatus.- Se puede activar o desactivar el plan, según se requiera tener habilitado.

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Al finalizar la captura de la información requerida, se da clic en el botón “Crear”, y una vez guardado, nos habilita en la parte superior la pestaña “Servicios incluidos”.

En esta pestaña, se agregan los productos y/o servicios.

Dar clic al botón Agregar, y nos mostrará una ventana:

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Producto / servicio: Elegir el producto y/o servicio. Mostrará los que previamente se registren en el módulo de productos y/o servicios (Ver articulo Productos y servicios).

Cantidad: Elegir la cantidad de ese producto que será incluido sin costo para el huésped. Este campo se recomienda para productos.

Monto: Elegir el monto de ese servicio que será incluido sin costo para el huésped. Este campo se recomienda para servicios.

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Una vez agregados los artículos se pueden editar las cantidades o eliminarlos según se desee.

Dato importante: Los artículos que se agreguen en el plan, todas las reservaciones que se realicen, bajo este plan, deberán agregarse los artículos a través del módulo de “Estado de cuenta”, en el espacio de “Cargo a cuenta”.